Adjoint(e) administratif
Dernière mise à jour : 21 novembre 2024, 15h26
Lieu: Université Concordia, Montréal, Canada
Heures de travail par semaine, 28 à 35 heures de travail par semaine, du lundi au vendredi, pendant les heures de bureau
Salaire horaire : 25.21 $ à 34.76 $, plus avantages sociaux
Date d'entrée en fonction : janvier 2025, négociable
Poste à durée déterminée : 2 ans, avec un horizon de renouvellement basé sur la performance et la disponibilité des fonds.
Date limite de candidature : 1er décembre 2024
Description de poste
Sous la supervision de la direction administrative de l'IRMS, l’adjoint.e administratif.ve fournira un soutien essentiel à la gestion administrative et à la logistique du centre. La personne recherchée devra démontrer des compétences organisationnelles solides, une autonomie remarquable, ainsi qu'une attention particulière aux détails. Le poste offre l'opportunité de contribuer à la mission de l'IRMS, un institut en pleine croissance et dynamique.
Responsabilités et tâches principales
- Assurer la gestion des calendriers pour la direction et les équipes.
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions.
- Préparer les dossiers de bourses pour les étudiants.
- Colliger les reçus et factures et préparer la transmission aux services financiers.
- Fournir un soutien administratif pour diverses activités de recherche et événements.
- Aider à organiser les déplacements et l'accueil, y compris les réservations de salles, les réservations d'hôtel et l’hébergement pour l’équipe et les visiteurs.
- Aider à maintenir les espaces communs tels que les salles de réunion, les salons, la cuisine et la salle de ressources.
- Aider à l’élaboration et au suivi de procédures et politiques internes
Exigences du poste
- Environ 1-2 ans d’expérience dans un poste administratif similaire.
- Bilinguisme (français et anglais), avec des compétences solides en communication écrite et orale.
- Compétences de base gestion et suivi de budget.
- Expérience avec la documentation financière et de paie.
- Grand souci du détail pour la gestion des systèmes de classement, le suivi des dépenses et la gestion des données.
- Capacité à s'adapter aux priorités changeantes et à assumer plusieurs responsabilités.
- Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la gestion de documents et la préparation de rapports.
- Excellentes compétences organisationnelles, grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
Atouts
- Connaissances de base en communication, pour contribuer ponctuellement aux activités de rayonnement de l’institut.
- Expérience dans un contexte universitaire ou de recherche, avec une sensibilité aux enjeux de diversité et d’inclusion.
- Expérience avec le système de gestion financière SAP.
Salaire et avantages
Le salaire sera déterminé en fonction de la formation et de l'expérience professionnelle.
Le poste est assorti d'un ensemble avantages sociaux (assurance-vie et congés de maladie, régime de retraite et régime d'invalidité de longue durée).
Comment postuler
Envoyez les documents suivants à Kassandre Thériault, en précisant l'intitulé du poste ("Adjoint.e administratif") à l'adresse irms@concordia.ca :
Une brève lettre de motivation, mettant en évidence les compétences du candidat par rapport au poste à pourvoir (PDF)
Un curriculum vitae à jour (PDF)
Échéances et processus de recrutement
Nous commencerons à examiner les candidatures le 1er décembre 2024 et le poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit pourvu.
Les candidats présélectionnés seront invités à un entretien et pourront être testés sur les exigences du poste.
Des références professionnelles seront requises
Seules les personnes présélectionnées seront contactées.
Pour toute question concernant ce poste, veuillez contacter Kassandre Thériault, en précisant l'intitulé du poste ("Adjoint.e administratif") à l'adresse irms@concordia.ca :
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse irms@concordia.ca
Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
