Adjoint ou adjointe d’équipe

Nature du poste

Sous l’autorité du chef de l’innovation en recherche et du développement des affaires, apporter à l’équipe de l’Institut des villes nouvelle génération un soutien en matière de secrétariat, d’administration et de logistique; assurer le bon déroulement et l’efficacité des activités quotidiennes de l’institut de manière à favoriser son dynamisme et sa croissance. La personne titulaire sera appelée à évoluer dans un milieu multidisciplinaire et, à ce titre, doit faire preuve d’ouverture et d’un intérêt professionnel ou personnel poussé à l’égard des questions environnementales et d’un avenir résilient et durable.

Principales responsibilités

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’institut et de ses grappes de recherche et en soutenir la gestion, notamment en matière d’achats, de protocoles, de réservations de locaux, d’organisation générale, de soutien à la direction et de gestion des contacts.
• Organiser les réunions d’équipe et planifier les événements à l’institut; préparer les itinéraires afin de s’assurer que tous les membres du personnel sont informés.
• Participer à la gestion des fonds octroyés aux membres de l’institut (y compris les subventions externes) et des comptes connexes.
• Examiner, vérifier et traiter les comptes de frais des membres du personnel, les relevés de carte de crédit professionnelle de même que les factures internes et interservices; s’acquitter d’autres tâches ayant trait à la gestion financière de l’institut.
• Aider à la rédaction des rapports financiers périodiques.
• Préparer les rapports de frais de déplacement et les rapports de dépenses mensuels pour les membres de l’institut.
• Traiter le courrier, tenir à jour les tableaux d’affichage et commander les fournitures.
• Participer aux projets d’équipe et à d’autres activités, au besoin.
• Gérer les comptes de médias sociaux et la page Web de l’institut et en assurer la coordination.
• Fournir un soutien aux activités entourant l’école d’été et la gestion des cours.
• Gérer le compte courriel de l’institut.
• Aviser les membres de l’équipe des échéances prochaines.
• S’occuper des photocopies, faire des courses, préparer des documents et organiser les fichiers électroniques.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) dans une discipline liée aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits en vue de préparer la correspondance et de répondre aux demandes de renseignements dans les deux langues.
• Connaissance intermédiaire de Word, pour mettre en forme des lettres et des listes ainsi que fusionner du courrier.
• Connaissance intermédiaire d’Excel, pour créer et mettre en forme des feuilles de calcul, créer des graphiques et calculer des formules.
• Aptitude démontrée à établir des priorités et à respecter les échéances. 
• Sens supérieur des relations interpersonnelles et de l’organisation. 
• Capacité à interagir efficacement avec le corps professoral et le personnel.
• Bon sens de la communication; aptitude à travailler de façon autonome et en équipe.
• Tact et courtoisie. 
• Excellent jugement.
• Discrétion en ce qui a trait aux questions confidentielles.

Salaire

À partir de 29 $ l’heure

Présentation des candidatures

Veuillez envoyer votre curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement en un seul fichier PDF au plus tard le 30 novembre 2021, à l’adresse NextGenCities@concordia.ca. Seuls les dossiers complets seront examinés. Les candidats et candidates sélectionnés seront convoqués rapidement en entrevue.

L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels.