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Les gardiens de notre histoire

Découvrez comment le Service de gestion des documents et des archives aide Concordia à se souvenir de son passé – et à lui assurer un avenir meilleur – depuis cinq décennies
17 avril 2024
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Par Samantha Rideout, Dipl. 2e cycle 2010


Une main gantée de blanc tient une photo en noir et blanc au-dessus d'un scanner. Un archiviste tient une photo du spectromètre Mössbauer du département de chimie.

À l’approche du 50e anniversaire de l’Université Concordia, l’archiviste Eric Côté estime qu’il est temps de mieux faire connaître l’unité qui agit comme gardienne officielle de notre patrimoine.

« L’un de nos mandats est de promouvoir l’histoire de l’Université », explique M. Côté, du Service de la gestion des documents et des archives. « Cette histoire comprend de nombreux accomplissements, mais aussi des erreurs dont nous devons nous souvenir afin de ne pas les reproduire. »

De taille modeste, mais dévoué, le Service de la gestion des documents et des archives a lui-même fêté ses 50 ans en 2023. Il se divise en deux groupes : une équipe chargée de la gestion des documents, qui aide les membres du corps professoral et du personnel à organiser leurs documents conformément aux lois et règlements universitaires, et une équipe d’archivistes, qui conserve et catalogue les documents pour que les générations actuelles et futures puissent les consulter.

Non seulement les archivistes récupèrent-ils de façon continue des documents par l’intermédiaire de canaux institutionnels tels que les unités pédagogiques, mais ils acceptent également les dons privés du corps enseignant, du personnel et des personnes diplômées. Résultat : leurs vastes collections, qui datent d’avant la fusion de la Sir George Williams University et du Loyola College en 1974, réunissent des photos, des affiches d’événements, des notes de cours, des communiqués de presse, des albums de finissants, des maillots de sport, des trophées, des vidéos et bien plus encore, et couvrent de larges pans de la vie universitaire.

« Outre les documents numériques, nous comptons environ 6 200 boîtes de dossiers dans notre chambre forte », indique Julie Daoust, responsable du Service de la gestion des documents et des archives à Concordia. Tous ces documents ont survécu jusqu’à aujourd’hui, malgré le fait qu’une grande partie d’entre eux a été aspergée d’eau par les pompiers lors d’un incendie survenu dans l’une des annexes de Concordia à l’hiver 1982. 

L’archiviste de l’époque, Nancy Marrelli, B.A. 1984, a grandement contribué à la sauvegarde de la collection. Elle raconte comment les documents transformés en solides blocs de glace ont été stockés dans des camions frigorifiques jusqu’à ce que l’Université puisse les faire lyophiliser dans une usine de traitement des aliments.

 

Une femme se tient dans une salle d'archives remplie de boîtes étiquetées, ce qui donne une impression d'organisation et de préservation. « Notre mandat est d’aider les gens », soutient Julie Daoust, responsable du Service de la gestion des documents et des archives de Concordia.

Les archivistes actuels n’ont pas à relever des défis d’une telle ampleur, mais l’année 2024 s’annonce chargée pour eux en raison des nombreuses demandes provenant de groupes qui prévoient célébrer le 50e anniversaire de Concordia. Pour souligner l’occasion, le service collabore également avec la Bibliothèque de Concordia à la création d’une chronologie virtuelle des événements qui ont marqué l’histoire de l’Université. D’ailleurs, il n’a pas été facile de ramener le nombre d’histoires intéressantes à un chiffre raisonnable.

« Au départ, nous avions 700 événements pour constituer la chronologie, sourit Eric Côté. Nous avons réduit ce chiffre à environ 300. » 

Parmi ces événements, citons l’annulation des cours au Loyola College en 1918 en raison de la pandémie de grippe; le premier numéro du Concordia University Magazine en 1977, dans lequel le géant de la littérature Mordecai Richler raconte avec humour ses années passées à la Sir George Williams University; la mise en œuvre de la politique de Concordia en matière de VIH/sida en 1988 (faisant de l’Université l’une des premières au Canada à publier des directives officielles sur l’éducation et les services de santé en matière de sida); et la création en 1999 de la Patate du peuple pour lutter contre la faim chez les personnes étudiantes.

Une pierre angulaire de la préservation

À l’approche des festivités entourant l’anniversaire de Concordia, l’importance de ces événements et de ces jalons – et la façon dont ils ont renforcé l’Université – prend de plus en plus de sens. Il en va de même pour le rôle du Service de la gestion des documents et des archives en tant que gardien et promoteur de ce riche passé.

L’un des événements les plus marquants de la chronologie virtuelle, par exemple, s’est déroulé au printemps 1968, lorsque six personnes étudiantes noires de la Sir George Williams University ont accusé un professeur de discrimination raciale.

Comme le problème n’était toujours pas résolu l’hiver suivant, quelque 200 étudiantes et étudiants ont décidé d’occuper un centre informatique et une salle des professeurs du pavillon Henry‑F.‑Hall. Leur objectif était de montrer leur mécontentement quant à la manière dont l’administration gérait les allégations et, plus généralement, le racisme sur le campus.

Douze jours plus tard, après l’échec des négociations entre les étudiants et l’administration, l’Université a fait appel à la police. Dans le chaos qui s’en est suivi, les policiers ont arrêté 97 personnes étudiantes, entraînant pour certaines la perte de leur emploi, l’arrêt de leurs études, une peine de prison, voire la déportation. Les personnes qui l’ont vécu se souviendront toujours de l’incident, mais ce dernier aurait pu être facilement oublié par la communauté élargie si les documents n’avaient pas été archivés, puis réexaminés et mis en évidence au fil des ans. 

Par exemple, en 2015, l’Office national du film a pu réaliser un documentaire sur le sujet en utilisant des images d’archives bien préservées qui avaient été filmées à l’origine sur des bandes vidéo.

Depuis, Concordia a présenté des excuses officielles pour sa gestion de ces plaintes pour racisme, pour les préjudices causés aux personnes qui manifestaient et pour son silence sur ces questions au cours des décennies qui ont suivi.

Selon Eric Côté, ce dénouement illustre l’importance de cataloguer le passé; pour lui, c’est une bonne chose que Concordia le fasse depuis cinq décennies.

Une main tient une veste universitaire classique avec le texte « LOYOLA », symbolisant l'héritage et l'histoire sportive du collège Loyola.
Gros plan d'une poche de blazer vintage sur laquelle est brodé un écusson de la Garnet Key Society de l'université Sir George Williams.

De l’analogique au numérique

Grâce à la vision et au leadership de Marie‑Pierre Aubé, directrice du Service de la gestion des documents et des archives et archiviste à l’Université depuis 2010, l’ère numérique a permis d’apporter des améliorations à l’unité. Pour commencer, la numérisation des documents analogiques facilite leur recherche et leur récupération.

« Ce qui prenait des jours peut maintenant se faire en quelques minutes », explique Eric Côté.

La numérisation contribue également à la conservation, puisque les personnes qui souhaitent consulter de vieux fichiers fragiles n’ont plus besoin de les manipuler.

Parallèlement, pour protéger les données numériques elles-mêmes, les archivistes conservent certains contenus dans un environnement spécialisé de préservation numérique. Les données sont également sauvegardées sur des serveurs situés à plusieurs endroits géographiques afin de réduire le risque qu’une seule catastrophe ne détruise toutes les copies. Enfin, le service effectue régulièrement des contrôles informatiques pour garantir l’intégrité des fichiers et la fiabilité des données au fil du temps.

L’un des plus grands défis de l’équipe en matière de transformation numérique est de décider ce qui doit être mis en ligne. Les documents ayant une grande valeur historique sont prioritaires, mais les archivistes doivent faire attention aux documents susceptibles d’être protégés par des droits d’auteur.

Ils gèrent aussi des documents qui nécessitent un avertissement quant à leur contenu lorsqu’ils sont diffusés sur le Web. Malheureusement, mais sans surprise, de nombreuses idées racistes et sexistes abondent en effet dans les publications datant de plusieurs décennies. Et de temps en temps, l’équipe tombe sur des choses qui « dépassent la limite » des normes actuelles en matière de contenu, comme le formule M. Côté.

« Par exemple, le Loyola College était assez conservateur, mais les choses ont en quelque sorte dérapé à la fin des années 1960. Dans un numéro de Gamut, un magazine géré par les étudiants, nous avons trouvé toute une série de photos de nus. Bien sûr, elles sont artistiques, mais nous devons tout de même nous assurer que les gens savent de quoi il s’agit avant de cliquer pour ouvrir la publication. »

Une collection de sept badges assortis avec différents logos et textes représentant divers événements et étapes de l'université. Le Service de la gestion des documents et des archives de Concordia possède une vaste collection de photos, d’affiches d’événements, d’épinglettes de clubs et d’albums de finissants, entre autres.

« Faire preuve de créativité pour trouver des solutions »

De nombreux nouveaux documents « naissent sous forme numérique », ce qui signifie que lorsque des copies papier existent, il s’agit simplement d’impressions du format numérique d’origine.

Une partie de ce contenu se retrouve dans les collections électroniques du service grâce à Olivier Bisaillon‑Lemay, technicien de référence des archives, qui est notamment chargé d’envoyer des robots d’indexation sur le Web pour extraire des pages et des articles pertinents.

Le contenu Web archivé reste disponible même après que l’hébergeur d’origine l’a supprimé. Certaines collections électroniques de Concordia visent à regrouper tout ce qui provient d’une source en particulier, comme la section des nouvelles du site Web de l’Université. D’autres sont axées sur des sujets susceptibles d’intéresser les futurs chercheurs, comme la COVID-19 ou la communauté autochtone de Concordia. 

Il y a aussi les fichiers créés numériquement qui ne se trouvent pas en ligne, mais plutôt sur des dispositifs de stockage tels que des disques et des lecteurs. Selon Julie Daoust, certains de ces médias peuvent poser problème. « En particulier les CD et les DVD : les archivistes ne les aiment pas, indique-t-elle. Les gens les ont beaucoup utilisés, mais ce n’est pas le format le plus stable. Même s’ils ne sont pas très vieux, nous ne sommes pas toujours en mesure d’en extraire les données, ce qui est assez désolant. »

Jusqu’à présent, peu d’archives universitaires ont abordé les problèmes posés par la dégradation des médias numériques.

« Cela nous oblige à faire preuve de créativité pour trouver des solutions », soutient John Richan, archiviste numérique de Concordia. M. Richan et ses collègues ont fait œuvre de pionniers en ouvrant un laboratoire de préservation numérique en 2020. Cet espace a pour but d’assurer la migration des données vulnérables dans des formats conformes aux meilleures pratiques en vigueur à l’heure actuelle. 

Grâce à son matériel existant et à son équipement spécialisé, le laboratoire est en mesure de mener des projets ambitieux et de grande envergure.

« Par exemple, nous avons découvert que le fait d’insérer des CD dans un lecteur un par un et de copier-coller les données n’est pas très efficace pour le volume de disques que nous recevons, poursuit M. Richan. Nous disposons donc d’une machine capable de traiter jusqu’à 100 CD à la fois et d’en extraire les données. Cela nous a fait gagner un temps précieux. »

Des étudiantes et étudiants de Concordia et d’autres universités montréalaises visitent le laboratoire pour y acquérir de l’expérience en matière d’archivage numérique.

« Le laboratoire est un espace de travail, mais nous l’avons toujours considéré comme un lieu de recherche et d’enseignement », ajoute-t-il. 

Une précieuse ressource pour la communauté 

L’an dernier, Olivier Bisaillon‑Lemay a reçu près de 150 demandes de consultation des archives de Concordia.

« Cette partie de mon travail devient de plus en plus facile au fil du temps », admet-il, expliquant que les gens peuvent maintenant souvent trouver ce dont ils ont besoin sans son aide grâce aux outils de recherche en ligne du service. 

Il insiste néanmoins sur le fait qu’il est disponible pour aider toute personne qui aurait du mal à utiliser les outils ou qui souhaiterait explorer des documents qui n’ont pas encore été numérisés.

Outre l’intérêt évident de documenter l’histoire de Concordia en tant qu’institution, les archives sont également utiles aux personnes qui font des recherches sur la vie ou les idées de membres du corps professoral ou de diplômées et diplômés de renom.

Par exemple, le service a récemment reçu une cinquantaine de boîtes de documents donnés par Pnina Gagnon, artiste contemporaine prolifique et veuve de l’historien de l’art François‑Marc Gagnon, professeur affilié à Concordia et directeur fondateur de l’Institut de recherche en art canadien Gail et Stephen A. Jarislowsky.

« Il fait partie intégrante du paysage culturel québécois, souligne Eric Côté avec enthousiasme. Il a publié de nombreux livres et donné des conférences dans le monde entier, et il a passé à la télévision pendant la majeure partie des années 1990. Je me souviens de l’avoir regardé quand j’étais adolescent! C’est une leçon d’humilité que de se trouver devant un tel corpus d’œuvres. »

Outre les universitaires et les journalistes professionnels, l’équipe du Service de la gestion des documents et des archives aide également les membres de l’effectif étudiant et du personnel ainsi que les personnes diplômées de l’Université, y compris celles et ceux qui effectuent des recherches à titre personnel.

« Il y a quelques années, une personne a développé une maladie qui lui a fait oublier beaucoup de choses de sa vie, se rappelle Julie Daoust. Elle nous a posé des questions et nous avons pu l’aider à se souvenir de ses années à Concordia. »

« Notre mandat est d’aider les gens, poursuit Mme Daoust. Nous savons qu’il peut être difficile de travailler avec des archives quand on n’en a pas l’habitude. Mais dans 95 % des cas, nous trouvons ce que vous cherchez, ou du moins quelque chose de pertinent. Nous sommes là pour vous. »

Pour faire don de documents aux archives, visitez la page concordia.ca/donate/archives.

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour utiliser les archives de Concordia dans le cadre de vos recherches professionnelles ou personnelles, écrivez à archives@concordia.ca.

 



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