Concordia lancera cet été un logiciel interne de gestion des programmes d’études
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L’Université Concordia implantera cet été un nouveau logiciel interne de gestion des programmes d’études dans le but de remplacer l’outil de soumission de programme Provotrack.
Le Système de gestion des programmes d’études de Concordia (SGPEC) a été conçu par le Service des technologies de l’information et de l’enseignement (IITS) et le Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques. Le logiciel rendra le processus de modification des programmes d’études beaucoup plus efficace pour les membres du corps professoral et du personnel des départements.
IITS prévoit un lancement échelonné : un petit groupe d’experts testera le logiciel avant le prélancement à la mi-juin. La formation des utilisateurs finaux membres du personnel et du corps professoral qui préparent des modifications de programme d’études se tiendra en juin et juillet. Le SGPEC devrait être officiellement opérationnel d’ici le 14 juillet prochain.
Le nouveau système est le fruit d’environ deux ans de développement et de consultations exhaustives auprès des membres de la communauté de Concordia, selon Julie Johnston, administratrice des programmes d’études de l’Université au Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques.
« Le produit est vraiment conçu sur mesure pour Concordia, et nous pourrons continuer de l’améliorer à l’avenir. Il nous appartient entièrement et nous sommes très fiers de l’avoir élaboré à l’interne. »
Le logiciel réduira le temps consacré par le personnel à diverses tâches de gestion des programmes d’études, éliminera les erreurs humaines qui pouvaient survenir avec Provotrack et accélérera la publication de l’Annuaire des études de 1er cycle, selon Mme Johnston.
La deuxième phase de développement du nouveau logiciel, prévue pour l’automne 2021, permettra d’y apporter d’autres améliorations. L’Annuaire des études supérieures de l’automne 2021 sera publié le 1er août à l’aide du logiciel, tandis que l’Annuaire des études de 1er cycle 2022-2023 sera publié en mars 2022.
Les utilisateurs qui travaillent sur un dossier dans le logiciel pourront générer un rapport fournissant un aperçu de toutes les modifications proposées à un programme, à un cours ou à un règlement. Le SGPEC comportera également une nouvelle fonction de rapport d’impact, qui aidera les utilisateurs à déterminer si les changements qu’ils proposent auront des incidences sur une autre unité. Ils pourront alors consulter l’unité en question avant de mettre en œuvre un changement. Le système permettra en outre de combiner les modifications apportées à un programme d’études et les formulaires d’approbation dans un seul fichier PDF.
Ouvrir la porte à différents points de vue
Sandra Gabriele est vice-rectrice exécutive adjointe à l’innovation en enseignement et en apprentissage à Concordia.
« Par sa nature même, un programme d’études représente un effort collaboratif qui doit être approuvé à de multiples échelons. Or, nos programmes bénéficient des points de vue qu’apportent différents intervenants de l’Université à l’évaluation des modifications. Cet apport ouvre en effet la porte aux diverses perspectives et pratiques qui existent à Concordia », explique-t-elle.
« Au-delà de cette valeur ajoutée, les départements ne savent pas toujours où en est leur dossier dans le processus d’approbation. Le nouveau logiciel permet donc aux utilisatrices et utilisateurs autorisés de voir où se trouve le dossier, et conserve l’ensemble des commentaires, des améliorations et des questions en un même lieu. »
Julie Johnston souligne aussi que les utilisateurs n’auront plus à surligner manuellement le texte qu’ils ajoutent aux dossiers ou à rayer ce qu’ils enlèvent. « Le système automatisera toutes ces opérations et nous permettra d’identifier plus facilement l’endroit exact dans l’annuaire où un utilisateur souhaite insérer de l’information. »
Sandra Gabriele ajoute que le SGPEC s’avérera utile dans le cas de modifications complexes apportées à un programme d’études entier en plusieurs étapes. « Le système élimine la possibilité d’utiliser la mauvaise information dans un dossier, car l’information est mise à jour plus rapidement dans l’annuaire. »
Par ailleurs, le logiciel permettra désormais la publication de l’Annuaire des études de 1er cycle sur le Web, ce qui améliorera considérablement la navigation pour les utilisateurs. Les descriptions de programmes qui mentionnent des cours comprendront des hyperliens vers les descriptions de ces cours et vers des listes de cours.
« Les étudiantes et étudiants pourront explorer le nouvel annuaire beaucoup plus facilement et auront un meilleur aperçu de leur programme », affirme Julie Johnston.
Selon Nicolas Boukas, gestionnaire de projet au Service des technologies de l’information et de l’enseignement, la fonction de publication Web du SGPEC constitue une amélioration considérable par rapport à ce qui avait été initialement proposé. « Cette fonction ajoute énormément de valeur et simplifie tout le processus de publication de l’annuaire. »
Enfin, le logiciel sera plus sûr que Provotrack, puisque les utilisateurs devront entrer leur netnom et leur mot de passe d’employé de Concordia pour y ouvrir une session.
Renseignez-vous sur le Service des technologies de l’information et de l’enseignement (IITS) et le Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques de l’Université Concordia.