Les pages Web sur la vie privée ont été mises à jour pour tenir compte de changements législatifs

Concordia a lancé une nouvelle section de son site Web, Confidentialité et protection des renseignements personnels, à la suite des changements dernièrement apportés aux lois québécoises sur la protection de la vie privée. Récemment promulguée, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (loi 25) prévoit trois vagues de changements. La première a eu lieu en septembre 2022, la deuxième est entrée en vigueur en septembre 2023 et la troisième se produira en septembre 2024.

La loi 25 entraîne des changements importants dans la manière dont les organismes, y compris les établissements publics comme Concordia, recueillent, communiquent et utilisent les renseignements personnels.

Survol des changements

Les nouvelles pages Web contiennent de l’information sur plusieurs sujets, et tous les membres de la communauté de Concordia sont vivement encouragés à les consulter, car elles présentent de l’information importante sur la manière dont les employés doivent exercer leurs activités professionnelles, entre autres choses.

• Incidents touchant le respect de la vie privée : Un incident touchant le respect de la vie privée est défini comme étant le fait d’accéder à des renseignements personnels ou de communiquer ou d’utiliser de tels renseignements de manière accidentelle ou non autorisée. La perte ou le vol d’un ordinateur portable contenant des renseignements personnels, ou le fait de se tromper de destinataire en envoyant un courrier électronique contenant des renseignements personnels constituent des incidents touchant le respect de la vie privée.
  
  En vertu de la loi 25, tous les incidents touchant le respect de la vie privée doivent être signalés. Apprenez-en plus sur les incidents touchant le respect de la vie privée et sur la manière de les signaler.

• Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : Il est désormais obligatoire de procéder à une EFVP avant d’acheter ou d’utiliser des logiciels et des applications infonuagiques pour recueillir, partager ou stocker des renseignements personnels, et avant de renouveler un contrat pour des services existants.
  
  En savoir plus sur les EFVP, sur les circonstances dans lesquelles une évaluation doit être réalisée, les mesures à prendre lors de l'achat d’un logiciel ou d’une plateforme infonuagique, ou encore lors du renouvellement d'un contrat pour des services existants.
  
  
• Avis relatifs au respect de la vie privée : Ces avis décrivent de quelle manière l’Université recueille et utilise les renseignements personnels des membres de la communauté universitaire, ce qui comprend l’effectif étudiant et le personnel.
  
  Renseignez-vous sur la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, la façon d’obtenir le consentement et avec qui ces renseignements sont échangés, ou consultez l’intégralité des avis relatifs au respect de la vie privée touchant les personnes qui étudient ou travaillent à l’Université.
  
  
• Clause sur les renseignements personnels et Annexe relative à la vie privée : Concordia doit s’assurer que tous les partenaires ou prestataires de services avec lesquels elle traite respectent les obligations légales auxquelles ils sont astreints en matière de protection de la vie privée.
  
  Ceci s’applique à tout contrat, partenariat, accord ou commande de biens ou de services, y compris les logiciels et les contrats de consultation, ainsi qu’aux contrats n’ouvrant pas droit à des honoraires ou conclus à titre d’essai. Toutes les unités, tous les départements et toutes les personnes doivent désormais joindre la Clause sur les renseignements personnels ainsi que l’Annexe relative à la vie privée à ce type de contrats pour être en conformité.
  
  Consultez la Clause sur les renseignements personnels.

Frederica Jacobs est responsable du respect de la vie privée et préside le comité sur le respect de la vie privée

Outre les changements résumés ci-dessus, la loi 25 exige qu’une personne responsable du respect de la vie privée soit nommée et qu’un comité sur le respect de la vie privée soit formé. En septembre 2022, Frederica Jacobs est devenue responsable du respect de la vie privée pour Concordia et elle a commencé à présider le comité sur le respect de la vie privée tout en continuant d’assumer ses fonctions actuelles de secrétaire générale et de directrice du Service des affaires juridiques.

« L’Université Concordia accorde une grande importance à la protection de la vie privée des membres de sa communauté, déclare-t-elle. Les changements apportés par la loi 25 renforceront la protection des renseignements personnels au Québec. »

« Nous encourageons les membres de l’effectif étudiant, du personnel et du corps professoral à prendre connaissance de cette nouvelle section de notre site Web, car elle fournit les ressources et les conseils nécessaires pour que chacun soit conscient de ses droits et agisse en conformité avec la nouvelle loi. »

Visitez les pages Web sur la vie privée de Concordia.