Lignes directrices sur les conflits d’intérêts
Volt-Age est un programme de recherche sur l’électrification de la société canadienne qui a reçu une subvention du Fonds d’excellence en recherche Apogée du Canada en avril 2023. D’une durée de sept ans, le programme est piloté par l’Université Concordia, en partenariat avec l’Université Dalhousie, l’Université métropolitaine de Toronto et l’Université de Calgary.
Un mécanisme rigoureux et transparent a été mis en place pour traiter les conflits d’intérêts, notamment en ce qui concerne la gouvernance, la planification stratégique, les appels à propositions de recherche, les processus d’évaluation et les décisions sur des questions de financement.
Contexte
Les organes de gouvernance de Volt-Age sont en grande partie composés de chercheurs spécialisés dans les domaines liés au programme de recherche. Ces mêmes chercheurs figurent également parmi les meilleurs candidats pour mener les grands projets de recherche susceptibles de recevoir du financement de Volt-Age. L’équipe du programme est pleinement déterminée à gérer les conflits d’intérêts qui vont inévitablement survenir. Par conséquent, les personnes qui participent au programme de recherche doivent agir en portant une attention particulière aux conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels.
Les activités du programme sont régies par le Code d’éthique – Directives sur l’éthique professionnelle (BD-4), la Politique sur les conflits d’intérêts en matière de recherche (VPRGS-5), l’article sur les conflits d’intérêts de la convention collective de l’Association des professeurs de l’Université Concordia (article 7) ainsi que par les politiques sur les conflits d’intérêts des établissements partenaires. Étant donné qu’il est financé par le gouvernement fédéral, le programme Volt-Age doit respecter la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, qui est accessible ici. Conformément à cette politique, le conflit d’intérêts est défini de la manière suivante :
Définition de conflit d'intérêts : Par « conflit d’intérêts », on entend un conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant au programme de recherche et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Le conflit d'intérêts peut être réel, apparent ou potentiel. Un conflit d’intérêts peut survenir si une personne est susceptible de recevoir un avantage professionnel ou personnel, si elle entretient une relation avec une personne concernée par une décision prise dans le cadre du programme Volt-Age (comme un demandeur ou un candidat) ou si elle a un intérêt financier direct ou indirect dans une décision.
Mécanisme
Les personnes qui participent au programme Volt-Age à divers titres ont la responsabilité de déclarer les conflits d’intérêts de manière proactive. Il incombe à ces personnes de prendre connaissance des politiques universitaires pertinentes ainsi que des lignes directrices sur les conflits d’intérêts du programme Volt-Age, lesquelles comprennent les dispositions ci-dessous, et de déclarer ouvertement et promptement tout conflit d’intérêts comme indiqué ci-dessous. Tout défaut de déclarer un conflit d’intérêts qui résulte en une infraction aux présentes directives est exclusivement imputable à la personne concernée et n’est aucunement la responsabilité de Volt-Age. Tout défaut de déclaration de ce type peut constituer une violation de la Politique sur la conduite responsable de la recherche (VPRGS-12). Les déclarations de conflit d’intérêts prennent les formes suivantes :
- Formulaire : À compter de maintenant, tous les membres des organes de gouvernance du programme Volt-Age, ce qui comprend tous les comités du programme et son comité consultatif, doivent remplir chaque année un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts. Les formulaires remplis seront publiés sur le site Web du programme Volt-Age dès leur réception.
- Réunions : Au début de chaque réunion des comités du programme et de son comité consultatif, les personnes présentes seront invitées à déclarer tout conflit d’intérêts lié à l’un des points à l’ordre du jour, ce dernier étant fixé et communiqué au début de la réunion. Tout conflit d’intérêts déclaré sera consigné dans le procès-verbal. Si, pendant une réunion, d’autres sujets sont abordés et qu’une des personnes présentes estime qu’il existe un conflit d’intérêts, elle doit le déclarer dès qu’elle en en prend conscience. Une personne qui déclare un conflit d’intérêts peut décider ‒ ou se faire demander – de se récuser de la discussion portant sur le sujet qui provoque le conflit d’intérêts.
Les conflits d’intérêts sont gérés de la manière suivante en ce qui concerne les décisions relatives au financement de la recherche :
- Comité d’évaluation : Le comité d’évaluation prend toutes les décisions finales relatives au financement de la recherche du programme Volt-Age. Afin d’assurer la neutralité et l’impartialité du comité, aucun de ses membres n’aura demandé ni n’aura obtenu de fonds du programme Volt-Age. Chacun des membres devra aussi déclarer ne pas avoir l’intention de demander un financement dans le cadre du programme Volt-Age et tous devront remplir le formulaire de déclaration de conflits d’intérêts.
- Examinateurs : Toutes les personnes appelées à examiner des demandes de financement (le bassin d’examinateurs externes du programme Volt-Age) doivent déclarer leurs éventuels conflits d’intérêts. Si un examinateur déclare un conflit d’intérêts par rapport à une demande de financement, il sera remplacé par un autre examinateur. Toutes les demandes sont évaluées à l’aide d’une grille d’analyse normalisée élaborée parallèlement à l’appel à propositions de financement, et ces demandes sont publiées sur le site Web de Volt-Age.
Les personnes qui participent au programme Volt-Age à divers titres peuvent avoir accès à de l’information privilégiée ou confidentielle ayant, par exemple, trait à des concours de financement, des demandeurs, des propositions, des décisions de financement et des délibérations stratégiques. Ces personnes doivent protéger la confidentialité de cette information jusqu’à ce qu’elle soit rendue publique par le programme Volt-Age.
Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts
Formulaire en français à venir.
Reconnaissance
Les responsables du programme Volt-Age sont reconnaissants au Groupe de travail sur l’immunité face à la COVID-19 pour son document Gouvernance et gestion des conflits d’intérêts, qui a inspiré les présentes lignes directrices.
