Job opening: Event Coordinator

Scope

This position is on-site. 

The Event Coordinator reports to the Director of Operations of Volt-Age. 

The primary responsibility of this role will be to organize events and workshops that support our research program. 

The Event Coordinator will work closely with the operations team of Volt-Age to ensure timely and efficient planning and execution of events, playing a crucial role in facilitating the coordination of these efforts. 

Primary responsibilities

• Developing and proposing innovative event concepts and strategies that align with the themes of electrification and advanced research. 
• Manage the complete logistics for events such as annual congresses, workshops, conferences, and panel discussions. Responsibilities include booking venues, handling audio-visual equipment, producing presentations, and managing both physical and digital invitations and printed materials for in-person and virtual events. 
• Develop detailed timelines and budgets for each event and sponsorship activity. Ensure all events are delivered on time, within budget, and meet expected outcomes. 
• Work closely with the communications team to oversee the design and production of event and sponsorship materials, ensuring all collateral reflects the event's purpose and the organization's branding. 
• Utilize and update the contact list of Volt-Age to disseminate events. 

Qualifications

• Educational Qualification: A university degree (preferably in Communications, Marketing, or a related field) or equivalent experience. 
• Relevant Experience: A first experience would be an asset.  
• Language Proficiency: Fluent in French and a good knowledge of English to communicate effectively across Canada. 
• Technological Proficiency: Comfortable with various technological tools, including Microsoft Office Suite (Teams, Excel, Word, PowerPoint), Zoom, and other video conferencing tools. Experience with Canva is considered an asset. 
• Organizational Skills: Excellent organizational abilities, priority management, and the capability to adapt to a fast-paced work environment. 
• Professional Attributes: Professionalism, meticulousness, discretion, resourcefulness, and initiative. 
• Interpersonal Skills: Strong interpersonal skills and the ability to collaborate effectively with colleagues. 
• General Knowledge: An increased interest in topics related to electrification and decarbonization is an asset. 

How to apply

Please send your CV and cover letter to Volt-Age@concordia.ca by July 24, 2024. This is a CARE unionized position and subject to all conditions of the CARE Collective agreement.

Employment equity

Concordia University and Volt-Age are strongly committed to employment equity within their community, and to recruiting a diverse faculty and staff. We encourage applications from all qualified candidates, including women, members of visible minorities, Indigenous persons, members of sexual minorities, persons with disabilities, and others who may contribute to diversification; candidates are invited to self-identify in their applications. As part of your application, you will be asked to complete a diversity survey. This information is voluntary and any information collected for this purpose is confidential and cannot be accessed by search committees or human resources employees. Results will be aggregated and used to help the Volt-Age achieve its goal to see all members of our community not only reflected, but welcomed, included and supported in their efforts to contribute to all areas of Volt-Age and to university life.

Accessibility

Concordia desires to increase diversity among its community members and we strive to make our recruitment processes as accessible as possible and provide accommodations as required for applicants. If you are contacted for an interview and anticipate needing accommodations during the process, please contact Volt-Age@concordia.ca to this effect.

Coordonnateur ou Coordonnatrice d'événements

Portée

Ce poste est sur site.

Le coordonnateur ou la coordinatrice d'événements relève du directeur ou de la directrice des opérations de Volt-Age.

La responsabilité principale de ce rôle sera d'organiser des événements et des ateliers qui soutiennent notre programme de recherche.

Le coordonnateur ou la coordinatrice d'événements travaillera en étroite collaboration avec l'équipe des opérations de Volt-Age pour garantir une planification et une exécution des événements à la fois opportunes et efficaces, jouant un rôle crucial dans la facilitation de la coordination de ces efforts.

Principales responsabilités

• Développer et proposer des concepts et des stratégies d'événements innovants qui s'alignent sur les thèmes de l'électrification et de la recherche avancée.
• Gérer la logistique complète pour des événements tels que les congrès annuels, les ateliers, les conférences et les tables rondes. Les responsabilités incluent la réservation de lieux, la gestion de l'équipement audiovisuel, la production de présentations, et la gestion des invitations physiques et numériques ainsi que du matériel imprimé pour les événements en personne et virtuels.
• Développer des calendriers détaillés et des budgets pour chaque événement et activité de parrainage. Assurer que tous les événements sont livrés à temps, dans les limites du budget et atteignent les résultats attendus.
• Travailler étroitement avec l'équipe de communication pour superviser la conception et la production de matériaux pour les événements et les parrainages, en s'assurant que tout le matériel reflète le but de l'événement et l'image de marque de l'organisation.
• Utiliser et mettre à jour la liste de contacts de Volt-Age pour diffuser les événements.

Qualifications

• Formation : Un diplôme universitaire (de préférence en communication, marketing ou un domaine connexe) ou une expérience équivalente.
• Expérience pertinente : Une première expérience serait un atout.
• Compétences linguistiques : Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais pour communiquer efficacement à travers le Canada.
• Compétences technologiques : Aisance avec divers outils technologiques, y compris la suite Microsoft Office (Teams, Excel, Word, PowerPoint), Zoom et d'autres outils de vidéoconférence. Une expérience avec Canva est considérée comme un atout.
• Compétences organisationnelles : Excellentes capacités organisationnelles, gestion des priorités et capacité à s'adapter à un environnement de travail rapide.
• Attributs professionnels : Professionnalisme, minutie, discrétion, débrouillardise et initiative.
• Compétences interpersonnelles : Solides compétences interpersonnelles et capacité à collaborer efficacement avec les collègues.
• Culture générale : Un intérêt accru pour les sujets liés à l'électrification et la décarbonation est un atout."

Soumission des candidatures

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à Volt-Age@concordia.ca. Il s'agit d'un poste syndiqué CARE et soumis à toutes les conditions de la convention collective CARE.

Équité en matière d’emploi

L'Université Concordia et Volt-Age sont fortement engagés envers l'équité en matière d'emploi au sein de leur communauté et envers le recrutement de membres du personnel diversifiés. Nous encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les femmes, les membres des minorités visibles, les personnes autochtones, les membres des minorités sexuelles, les personnes handicapées et d'autres personnes qui peuvent contribuer à la diversification; les candidats sont invités à s'auto-identifier dans leur candidature.

Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir un sondage sur la diversité. Ces informations sont volontaires, et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les comités de recherche ou les employés des ressources humaines. Les résultats seront agrégés et utilisés pour aider Volt-Age à atteindre son objectif de voir tous les membres de notre communauté non seulement représentés, mais également accueillis, inclus et soutenus dans leurs efforts pour contribuer à tous les domaines de Volt-Age et à la vie universitaire

Accessibilité

Concordia souhaite accroître la diversité parmi les membres de sa communauté et nous nous efforçons de rendre nos processus de recrutement aussi accessibles que possible et de fournir les accommodements nécessaires aux candidats. Si vous êtes contacté pour une entrevue et que vous anticipez avoir besoin d'accommodements pendant le processus, veuillez contacter Volt-Age@concordia.ca à cet effet.