La levée des mesures sanitaires annonce le retour des événements en personne à Concordia
Les activités sur le campus amorceront leur retour à la normale au cours des prochaines semaines suivant l’assouplissement des mesures sanitaires le 1er avril.
La levée des limites de capacité et de la recherche des contacts ainsi que l’allègement des exigences liées aux aliments et aux boissons faciliteront grandement l’organisation des activités sur le campus. De plus, les organisateurs externes seront de nouveau autorisés à réserver des locaux sur le campus afin d’y tenir des événements.
Malgré ces assouplissements, certaines mesures sanitaires sont toujours en vigueur.
« Le port du masque demeure obligatoire, sauf pour boire et manger, et les invités doivent rester assis à leur place », note Marie-Josée Allard, directrice du Service d’hospitalité. « Fait positif, les buffets et les présentoirs de nourriture et de boissons en mode libre-service sont de nouveau permis. »
Bien que le passeport vaccinal ne soit plus exigé, un organisateur ou un représentant devra être présent pour chaque tranche de 150 participants afin d’assurer le respect des directives de sécurité qui demeurent en vigueur.
Nouvelle plateforme de réservation
Concordia a lancé une version améliorée du portail MyEvents, qui simplifiera la réservation en ligne des locaux gérés par le Service d’hospitalité.
Encore plus convivial que son prédécesseur, le nouveau portail amélioré permet de parcourir des centaines de locaux et de filtrer les résultats en fonction des pavillons, des numéros de salle, de la disponibilité et plus encore. Les utilisateurs pourront également effectuer des réservations récurrentes à la date et à l’heure qui leur convient sur une base mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne.
« Ce système a l’avantage d’être en temps réel et de donner accès à toutes les options offertes sur les campus, le tout dans un format facile d’utilisation », affirme Mme Allard.
Elle précise que les utilisateurs auront accès à des renseignements importants comme la limite de capacité et les options de configuration des salles, et qu’ils pourront parcourir les espaces sur le campus en fonction des paramètres de leur activité. Le Service d’hospitalité a également préparé un guide MyEvents pour aider les nouveaux utilisateurs à naviguer sur le site et clarifier le processus de réservation étape par étape.
Même si ce nouveau portail simplifiera les choses, Mme Allard rappelle aux gens de ne pas attendre à la dernière minute pour planifier leur activité.
« Notre communauté est très active, et les locaux disponibles s’envolent rapidement. Il est important de réserver le plus tôt possible pour assurer une bonne planification », recommande-t-elle.
« Vous devez effectuer vos réservations au moins 15 jours d’avance pour les locaux événementiels, 10 jours d’avance pour les salles de classe et 5 jours d’avance pour les stands. Puisque le traitement des demandes pourrait être plus long pour les locaux qui ne sont pas gérés par le Service d’hospitalité de Concordia, informez-vous auprès des gestionnaires de locaux désignés.
Maintien des événements hybrides et virtuels
Même si elle se réjouit de ce retour progressif à la normale, Mme Allard s’empresse de souligner que les options offertes durant la pandémie de COVID-19 demeurent accessibles.
« Au cours des deux dernières années, les activités virtuelles et hybrides ont non seulement connu un grand succès, mais elles ont aussi permis de joindre un public encore plus vaste », souligne-t-elle.
Lorsque la pandémie a frappé en 2020, la quasi-totalité des conférences gérées par le Service d’hospitalité a été reportée ou annulée. Or, comme les rencontres sont essentielles à l’avancement de la recherche, le Service d’hospitalité a tiré parti de la crise sanitaire pour innover en amorçant un virage virtuel.
Depuis, Concordia a élargi son offre de services pour inclure des événements virtuels et hybrides, y compris de nouveaux outils somme le logiciel de gestion d’événement Grenadine, les options de réservation et de paiement en ligne, le développement de sites Web personnalisés pour les conférences, les salles de conférence virtuelles et plus encore.
« En voyant l’évolution de l’industrie et des méthodes de travail, il est clair que le temps et les efforts consacrés au développement des événements virtuels ont été un excellent investissement », conclut Mme Allard.
Apprenez-en davantage sur la réservation d’événements et de locaux à Concordia.
Vous organisez une activité virtuelle ou hybride? Consultez le guide sur les événements virtuels durables.