Graduate Student Recruitment Officer, Volt-Age - Amended posting (Feb 5 2025)

About Volt-Age at Concordia University

Concordia University is advancing towards a resilient, decarbonized society through the Volt-Age research program, an initiative emphasizing innovative technologies for sustainable solutions. We invite you to contribute to this mission and help shape the future of energy.

Position Overview

The Graduate Student Recruitment Officer, Volt-Age is responsible for recruiting graduate students, guiding them through the application process, and ensuring their timely admission and enrollment in research-based programs at Concordia. The role includes executing effective recruitment tactics, collaborating with faculty and researchers to align efforts with Volt-Age-funded projects, and meeting ambitious enrolment targets.

The position will be under the supervision of the Director of Operations, Volt-Age, with functional reporting to the Manager, Graduate Strategic Enrolment and Outreach, School of Graduate Studies (SGS). 

Collaboratively between Volt-Age and SGS, the Officer will identify high-potential candidates for Volt-Age-funded research projects, develop recruitment strategies, and track progress using data-driven methods. The focus is on aligning recruitment efforts with the Volt-Age initiative and ensuring candidates are matched with research opportunities that support both their academic growth and project outcomes.

Responsibilities

• Collaborate with faculty, program directors, and researchers to identify recruitment needs and align efforts with Volt-Age-funded projects.
• Develop and execute targeted outreach strategies using digital platforms, CRM systems, and academic networks to attract domestic and international graduate students.
• Act as the primary contact for prospective students, providing guidance on Volt-Age research opportunities, admissions procedures, and funding options, ensuring consistent follow-up through the application and enrolment process.  
• Facilitate connections between prospective students and potential supervisors, supporting their admission into suitable programs. 
• Collaborate with the Manager, Graduate Strategic Enrolment and Outreach, to propose and implement innovative recruitment marketing initiatives.
• Organize and participate in virtual and in-person events, including webinars, workshops, info sessions, and Open House, to showcase Concordia and Volt-Age opportunities.
• Leverage social media and digital tools to enhance outreach and engagement with prospective students.
• Track, analyze, and report on recruitment activities, enrolment progress, and market trends using data-driven methods and CRM tools. 
• Develop pipelines to connect Concordia undergraduates with Volt-Age funding opportunities and facilitate their transition to graduate programs.
• Support faculty and departments in guiding high-potential students from undergraduate studies to graduate programs, strengthening retention and enrolment.
• Perform other duties in support of the unit.

Qualifications

•  Bachelor’s degree in an area related to the primary responsibilities (e.g., education, marketing, communications) with four to seven years of related experience in recruitment, admissions, or marketing, preferably within higher education or research-focused environments.
• Very good knowledge (Level 5) of spoken and written English to communicate effectively with faculty, staff, and students and to draft correspondence, documentation, and reports. Good knowledge (Level 4) of spoken and written French. 
• Familiarity with digital communication tools and CRM systems.
• Advanced knowledge of Word, Excel, Power Point, Teams and Zoom.
• Advanced knowledge of social media environments including LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.
• Excellent interpersonal skills with the ability to build relationships with diverse partners. 
• Strong organizational and multitasking abilities, with attention to detail. 
• Customer-focused, entrepreneurial mindset with a proactive approach to problem-solving
• Ability to work collaboratively and adapt to changing priorities in a fast-paced environment.
• Availability to work flexible hours during peak periods, including weekends and evenings.
• Valid driver’s license and passport.

Testing required

The language skills of qualified candidates will be tested.

How to apply

Please send your CV and cover letter to Volt-Age@concordia.ca by February 18th. This is a CARE unionized position and subject to all conditions of the CARE Collective agreement.

Territorial Acknowledgement

Concordia University is located on unceded Indigenous lands. The Kanien’kehá:ka Nation is recognized as the custodians of the lands and waters on which we gather today. Tiohtià:ke/Montreal is historically known as a gathering place for many First Nations. Today, it is home to a diverse population of Indigenous and other peoples. We respect the continued connections with the past, present and future in our ongoing relationships with Indigenous and other peoples within the Montreal community. 

Employment equity

Concordia University and Volt-Age are strongly committed to employment equity within their community, and to recruiting a diverse faculty and staff. We encourage applications from all qualified candidates, including women, members of visible minorities, Indigenous persons, members of sexual minorities, persons with disabilities, and others who may contribute to diversification; candidates are invited to self-identify in their applications. As part of your application, you will be asked to complete a diversity survey. This information is voluntary and any information collected for this purpose is confidential and cannot be accessed by search committees or human resources employees. Results will be aggregated and used to help the Volt-Age achieve its goal to see all members of our community not only reflected, but welcomed, included and supported in their efforts to contribute to all areas of Volt-Age and to university life.

Accessibility

Concordia desires to increase diversity among its community members and we strive to make our recruitment processes as accessible as possible and provide accommodations as required for applicants. If you are contacted for an interview and anticipate needing accommodations during the process, please contact Volt-Age@concordia.ca to this effect.

Agent(e) de recrutement des étudiant(e)s aux cycles supérieurs, Volt-Age - affichage modifié (5 fév 2025)

À propos de Volt-Age à l’Université Concordia

Grâce au programme de recherche Volt-age, l’Université Concordia évolue vers une société résiliente et décarbonée. Volt-age mise sur des technologies novatrices pour mettre au point des solutions durables. Nous vous invitons à participer à cette mission et à ainsi façonner l’énergie de demain

Aperçu du poste 

L’agent(e) de recrutement des étudiant(e)s aux cycles supérieurs, Volt-Age, est responsable d’attirer et d’accompagner les étudiant(e)s intéressé(e)s par des programmes de recherche aux cycles supérieurs à Concordia. Ce rôle implique la mise en place de stratégies de recrutement efficaces, la collaboration avec le corps professoral et les chercheurs pour aligner les efforts de recrutement sur les projets financés par Volt-Age, et l’atteinte d’objectifs ambitieux en matière d’inscription.

Le poste relève de la direction des opérations de Volt-Age et fait également rapport fonctionnellement au gestionnaire du recrutement stratégique aux cycles supérieurs et de la sensibilisation, à l’École des études supérieures (SGS).

Travaillant en collaboration avec Volt-Age et la SGS, l’agent(e) identifiera les meilleurs talents pour les projets de recherche financés par Volt-Age, développera des stratégies de recrutement et suivra les progrès à l’aide de méthodes fondées sur les données. L’objectif est d’aligner les efforts de recrutement avec l’initiative Volt-Age et de s’assurer que les candidat(e)s sont jumelé(e)s aux opportunités de recherche les mieux adaptées à leur parcours académique et aux besoins des projets.

Principales responsabilités

• Collaborer avec les professeur(e)s, directeur(trice)s de programme et chercheurs afin d’identifier les besoins en recrutement et d’aligner les efforts avec les projets financés par Volt-Age.
• Développer et mettre en œuvre des stratégies de sensibilisation ciblées à l’aide de plateformes numériques, de systèmes CRM et de réseaux académiques pour attirer des étudiant(e)s des cycles supérieurs, tant au Canada qu’à l’international.
• Agir comme principal point de contact pour les étudiant(e)s potentiel(le)s, en leur fournissant des renseignements sur les opportunités de recherche de Volt-Age, les procédures d’admission et les options de financement, tout en assurant un suivi régulier.
• Faciliter les connexions entre les étudiant(e)s potentiel(le)s et les directeurs(trices) de recherche afin d’assurer leur admission dans des programmes adaptés.
• Collaborer avec le gestionnaire du recrutement stratégique aux cycles supérieurs et de la sensibilisation pour proposer et mettre en place des initiatives de marketing innovantes en matière de recrutement.
• Organiser et participer à des événements virtuels et en présentiel, tels que des webinaires, ateliers, séances d’information et journées portes ouvertes, afin de promouvoir Concordia et les opportunités de Volt-Age.
• Utiliser les médias sociaux et outils numériques pour accroître la portée et l’engagement auprès des étudiant(e)s potentiel(le)s.
• Suivre, analyser et rendre compte des activités de recrutement, de l’évolution des inscriptions et des tendances du marché à l’aide de méthodes fondées sur les données et d’outils CRM.
• Développer des voies d’accès pour connecter les étudiant(e)s de premier cycle de Concordia aux opportunités de financement de Volt-Age et faciliter leur transition vers les études supérieures.
• Soutenir le corps professoral et les départements dans l’encadrement des étudiant(e)s les plus prometteur(se)s du premier cycle vers les cycles supérieurs, renforçant ainsi la rétention et l’inscription.
• Accomplir d’autres tâches en soutien à l’unité.

Compétences

• Baccalauréat dans un domaine pertinent aux responsabilités principales (ex. éducation, marketing, communication) avec une expérience de quatre à sept ans en recrutement, admissions ou marketing, de préférence dans un environnement universitaire ou axé sur la recherche.
• Très bonne maîtrise de l’anglais (niveau 5) parlé et écrit pour communiquer efficacement avec les professeur(e)s, le personnel et les étudiant(e)s, ainsi que pour rédiger de la documentation et des rapports. Bonne maîtrise du français (niveau 4) parlé et écrit.
• Connaissance des outils de communication numériques et des systèmes CRM.
• Maîtrise avancée des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Teams et Zoom.
• Connaissance approfondie des environnements de médias sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram, etc.).
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec divers partenaires.
• Aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec un grand souci du détail.
• Approche axée sur le service à la clientèle, esprit entrepreneurial et proactivité dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler en collaboration et à s’adapter aux priorités changeantes dans un environnement dynamique.
• Disponibilité pour des horaires flexibles en période de pointe, y compris les soirs et fins de semaine.
• Permis de conduire valide et passeport.

Examen requis

Les compétences langagières des personnes candidates retenues pourraient être évaluées.

Soumission des candidatures

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à Volt-Age@concordia.ca avant le 18 février.

Il s'agit d'un poste syndiqué CARE et soumis à toutes les conditions de la convention collective CARE.

Reconnaissance territoriale

L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le territoire Tiohtiá:ke (Montréal) est historiquement connu pour avoir servi de lieu de rassemblement à nombre de peuples des Premières Nations. Aujourd’hui, la ville accueille une population diversifiée d’Autochtones et de personnes d’autres origines. C’est dans le respect des liens avec le passé, le présent et l’avenir que nous reconnaissons les relations continues entre la population autochtone et les autres membres de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi

L'Université Concordia et Volt-Age sont fortement engagés envers l'équité en matière d'emploi au sein de leur communauté et envers le recrutement de membres du personnel diversifiés. Nous encourageons les candidatures de tous les candidats qualifiés, y compris les femmes, les membres des minorités visibles, les personnes autochtones, les membres des minorités sexuelles, les personnes handicapées et d'autres personnes qui peuvent contribuer à la diversification; les candidats sont invités à s'auto-identifier dans leur candidature.

Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir un sondage sur la diversité. Ces informations sont volontaires, et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les comités de recherche ou les employés des ressources humaines. Les résultats seront agrégés et utilisés pour aider Volt-Age à atteindre son objectif de voir tous les membres de notre communauté non seulement représentés, mais également accueillis, inclus et soutenus dans leurs efforts pour contribuer à tous les domaines de Volt-Age et à la vie universitaire

Accessibilité

Concordia souhaite accroître la diversité parmi les membres de sa communauté et nous nous efforçons de rendre nos processus de recrutement aussi accessibles que possible et de fournir les accommodements nécessaires aux candidats. Si vous êtes contacté pour une entrevue et que vous anticipez avoir besoin d'accommodements pendant le processus, veuillez contacter Volt-Age@concordia.ca à cet effet.