« L’organisation et l’archivage des photos et vidéos témoignant de nos succès aideront à perpétuer l’héritage des Stingers »

Les archivistes de l’Université Concordia procèdent actuellement au traitement d’une vaste collection de documents se rapportant au Service des loisirs et des sports, dont les plus anciens datent des années 1950. Ces documents historiques retraçant l’histoire des Stingers de Concordia vont des uniformes d’époque aux photos d’équipe au fil des décennies, en passant par des enregistrements vidéo des premiers matchs de l’équipe.

La collection comprend des dons de documents provenant du Service de gestion des documents et des archives (SGDA) de l’Université Concordia, dont les premiers ont été reçus en 2018. Il s’agit de 20 boîtes remplies de photographies et de documents, auxquelles s’ajoutent environ 30 téraoctets de données représentant plus d’un demi-million de fichiers « nés numériques », c’est-à-dire des fichiers initialement créés en format numérique.

Si le traitement de ces documents imprimés et numériques requiert des techniques différentes, l’objectif ultime est le même : organiser et préserver ces documents pour les rendre accessibles aux équipes de recherche, aux étudiants et à toute autre personne s’intéressant à l’histoire de l’Université Concordia.

Liam Mahoney (B. Bx-arts 2013), coordonnateur des communications multimédias pour les Stingers de Concordia, souligne que de nombreux étudiants et étudiantes athlètes ont connu un immense succès sous les couleurs de l’Université Concordia. Il est donc essentiel d’archiver leurs exploits pour pérenniser ce pan de l’histoire de notre université.

« Au fil du temps, l’organisation et l’archivage des vidéos, photos et coupures de presse témoignant de nos succès aideront à perpétuer l’héritage des Stingers de Concordia et à transmettre ces souvenirs aux générations suivantes », indique-t-il.

La conservation de ces documents historiques est la principale responsabilité du SGDA. Mené en collaboration avec Natasha Fisher, stagiaire en archivistique, le projet est déjà bien amorcé.

Le processus de traitement

Comment les archivistes procèdent-ils pour « traiter » une collection comme celle-ci? De nombreuses étapes sont nécessaires pour traiter les documents imprimés du début à la fin, de la réception d’une boîte de photographies en désordre à l’établissement d’une collection triée, conservée et préservée dans une boîte exempte d’acide. Le traitement d’une seule boîte d’archives peut représenter jusqu’à 24 heures de travail.

Tout d’abord, les archivistes classent les documents dans des dossiers et glissent délicatement chaque photographie dans une pochette de protection. Un travail de recherche est nécessaire pour déterminer l’année, l’équipe, l’événement sportif et les personnes figurant sur chaque photo afin de classer correctement les images. Les doublons et les documents non pertinents sont éliminés en toute sécurité durant le processus.

Ensuite, les photographies et les documents sélectionnés sont numérisés en haute définition dans le laboratoire de préservation numérique de Concordia. Les fichiers sont ensuite téléchargés dans les archives Web du SGDA pour permettre leur accessibilité et leur conservation à long terme.

Les documents audiovisuels tels que les films 16 mm, les cassettes VHS, les Betamax et les bobines audio sont également numérisés à l’interne avec le concours du dépôt des collections visuelles de Concordia.

Les formats obsolètes posent parfois problème aux archivistes : par exemple, les cassettes VHS peuvent commencer à se détériorer après seulement 10 ans.

« Assurer la pérennité des documents d’archives représente un défi de taille pour les archivistes, indique Julie Daoust, archiviste intérimaire de l’Université. La technologie évolue rapidement et nous devons nous adapter pour rendre les documents consultables et accessibles, en particulier les documents audiovisuels. »

Le traitement des documents numériques : une tout autre histoire

Imaginez quatre disques durs externes renfermant quatre téraoctets de photos, de documents et de clips vidéo relatifs aux équipes des Stingers pour une période allant de 2016 à 2020. Pour mener à bien le processus, l’équipe des archives a élaboré un plan d’action, soit de conserver uniquement les documents historiques les plus importants, l’espace de stockage pouvant s’avérer coûteux. En l’occurrence, sont considérés comme « importants » les documents suivants :

• photos et séquences vidéo des matchs les plus marquants, comme les éliminatoires, les championnats, les tournois et les événements spéciaux
• photos d’équipes, d’athlètes, de matchs décisifs et d’activités de reconnaissance

Un effort a également été fait pour pérenniser les archives relatives aux sports et aux athlètes traditionnellement sous-représentés. Chaque dossier a été examiné individuellement et trié dans des dossiers numériques, puis téléversé dans Archivematica, la plateforme de préservation numérique de l’Université.

Quelques trésors cachés

• « Guacamole »: un sketch joué par l’équipe de football des Stingers de Concordia
• Des séquences vidéo montrant un match de l’équipe de basketball masculin des Stingers et une épreuve de ski alpin – des images tournées dans les années 1960*
• Match de football opposant l’équipe du Loyola College et celle de l’Université Carleton dans les années 1960*
• Photos de l’équipe des Stingers au fil des décennies, tous sports confondus
• Photos et vidéos des meilleurs matchs de l’année 2016, tous sports confondus – bientôt accessibles sur YouTube

*Ces documents ont été acquis dans les années 1990, mais ont été numérisés en même temps que la collection 2020-20 du SGDA.

Comment ces documents seront-ils utilisés à l’avenir?

Le Service de gestion des documents et des archives de l’Université a pour mission de préserver les documents se rapportant aux membres de l’effectif étudiant, du personnel et du corps professoral de Concordia, ainsi qu’à leurs réalisations. Le traitement de ces documents historiques comme ceux relatifs aux loisirs et aux sports crée un éventail de possibilités de recherche, d’expositions et d’initiatives pédagogiques.

Ces archives témoignent de l’évolution des sports universitaires et intra-universitaires, de l’engagement étudiant dans les diverses disciplines sportives au fil des ans et du rôle des Stingers dans le façonnement de la culture étudiante de l’Université Concordia.

Les documents mentionnés dans cet article sont accessibles sur le site Web AtoM de l’Université Concordia.

Consultez les documents numérisés relatifs aux loisirs et aux sports dans les archives Web de l’Université Concordia.

Des séquences vidéo numérisées sont disponibles sur la chaîne YouTube du SGDA.