Politique sur la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information (SG-9)
Introduction
L’Université recueille des renseignements personnels sur les membres de sa communauté et en assure la protection. Conformément au chapitre A-2.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, l’Université a adopté de nouveaux processus et procédures relativement à la collecte, à la protection et à l’utilisation des renseignements personnels, et a mis à jour sa politique en fonction des nouvelles mesures de confidentialité introduites dans la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
Aperçu de la politique
La politique vise à informer les membres de l’Université de leurs obligations relatives à la protection des renseignements personnels recueillis et détenus par l’Université. Elle énonce les principes régissant la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, précise les rôles et les responsabilités des parties prenantes tant au sein de l’Université qu’à l’externe, et décrit les droits des personnes souhaitant accéder aux documents détenus par l’Université.
Foire aux questions
L’Université a regroupé toute l’information relative à la confidentialité sur une page de son site Web pour en faciliter la consultation.
La réponse à cette question dépend du type de document : certains sont conservés jusqu’à ce qu’ils ne soient plus utiles, tandis que d’autres le sont indéfiniment. Consultez le Plan de classification et de conservation des documents pour plus de précisions sur les périodes de conservation et les procédures de disposition finale.
Le premier recours des personnes étudiantes qui souhaitent accéder aux documents relatifs à leur parcours scolaire à l’Université est de consulter le Student Hub. Autrement, elles peuvent soumettre une demande d’accès à certains documents à l’unité prestataire de services aux étudiants pertinente, dont le Centre de services aux étudiants Birks, le Service des comptes étudiants, les Services de consultation et de psychologie, le Service d’intégration des étudiants en situation de handicap ou encore le département responsable, le cas échéant.
Les membres du personnel de l’Université qui souhaitent accéder aux documents relatifs à leur emploi peuvent le faire soit par l’intermédiaire de Carrefour, soit en soumettant une demande d’accès à ces documents au Service des ressources humaines.
Les tiers ou les membres de l’Université qui éprouvent des difficultés à accéder leurs renseignements peuvent adresser leur demande à la personne responsable du respect de la vie privée. Les demandes doivent être suffisamment précises pour permettre à cette personne de trouver les renseignements personnels en question; les demandes soumises par écrit feront l’objet d’une réponse écrite.