Stratégie de préservation numérique
Introduction
Compte tenu du volume sans cesse croissant des archives numériques et de leur degré de complexité technique, le Service de la gestion des documents et des archives (SGDA) de l’Université Concordia a élaboré une stratégie de préservation numérique (SPN) afin de relever les défis que présentent la gestion et la conservation de tels documents. Cette stratégie s’inscrit dans l’engagement du SGDA à colliger et à préserver les collections numériques de Concordia ainsi qu’à rendre celles-ci accessibles aux futurs chercheurs et chercheuses.
Dans une université nouvelle génération comme Concordia, la gestion pérenne des actifs numériques ayant une grande valeur historique est appelée à tenir un rôle important. Par conséquent, notre stratégie prévoit la mise en place d’un cadre de travail qui assurera une convivialité, une intégrité, une authenticité, une découvrabilité et une accessibilité à long terme des archives numériques logées au SGDA.
La SPN a été élaborée en cohérence avec les vecteurs stratégiques de l’Université Concordia. Par cette initiative, le SGDA – en prenant des mesures concrètes en matière de collecte et d’accessibilité des archives numériques – assume entièrement son rôle de gardien de la mémoire institutionnelle.
En permettant au SGDA de fournir à l’établissement des moyens de conserver ses archives de recherche pour les générations futures, la SPN étaye la volonté de l’Université de doubler ses efforts dans ce domaine. Qui plus est, les données de recherche recueillies aujourd’hui deviendront le terreau d’où naîtront les découvertes de demain.
Conformément à la Loi sur les archives, les établissements comme l’Université Concordia sont tenus de préserver leurs documents : tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés (L.R.Q. chapitre A-21.1, article 7).
L’Université Concordia reconnaît l’importance des archives, sur support analogique ou numérique, et convient de la nécessité de les préserver à des fins administratives, légales et historiques. Concordia reconnaît en outre que les bienfaitrices et bienfaiteurs qui font – à titre privé – don de leurs documents à l’Université s’en remettent à notre établissement et à son engagement au regard de pratiques exemplaires, notamment en matière de préservation numérique.
Le SGDA a mis en vigueur trois principales politiques destinées à encadrer les responsabilités et le mandat du service :
- Acquisition d’archives (SG-8)
- Gestion de documents et archives (SG-10)
- Gestion des courriels (SG-11)
Le SGDA est responsable de la collecte et de la préservation à long terme des archives ayant une valeur historique ou juridique, ainsi que de la gestion des autorisations d’accès à celles-ci. Cette responsabilité s’applique en outre aux personnes et aux groupes qui ont fait don de leurs documents à titre privé au SGDA de l’Université Concordia.
La préservation numérique englobe les processus, les politiques et les techniques nécessaires pour assurer une accessibilité à long terme aux archives numériques authentiques, de même qu’aux substituts numérisés destinés à remplacer certaines archives analogiques.
La Society of American Archivists définit l’archive numérique [ou archive électronique] comme suit : « information ou données qui ont été saisies et fixées dans un système automatisé aux fins de conservation et de manipulation, et qui nécessitent un recours à ce même système pour les rendre intelligibles ». Dans le contexte du SGDA, l’archivage numérique comprend en outre la préservation des métadonnées connexes et l’accessibilité à celles-ci.
La SPN vise à établir un cadre de travail pour la tenue des activités qu’entreprendra le SGDA au cours de prochaines années concernant la préservation des archives numériques, notamment :
- l’acquisition et la mise en œuvre d’un système de préservation numérique;
- l’aménagement d’un dépôt numérique qui fera office de carrefour central de gestion des archives numériques et des métadonnées connexes;
- la création et l’expansion d’un laboratoire de préservation numérique; et
- l’élaboration de politiques, de procédures et de flux de travail liés à la préservation numérique.
De nombreux défis attendent les archivistes responsables de l’acquisition, du classement et de l’accessibilité des archives numériques, notamment :
- la grande vitesse à laquelle se multiplient les archives numériques;
- l’obsolescence des formats de fichiers;
- la dégradation et les dommages causés aux documents et aux différents supports physiques de stockage des données déjà en place; et
- l’aménagement de systèmes de stockage et de sauvegarde d’envergure aux fins de préservations des archives.
Or, ces obstacles importants menacent l’accessibilité à long terme des archives numériques.
Le SGDA adhère aux principes de préservation numérique ci-dessous :
- Préservation à long terme des archives numériques natives et des substituts numérisés
- Engagement au respect des normes et des meilleures pratiques
- Surveillance technologique continue
- Poursuite des acquisitions en dépit des avancées technologiques
- Absence d’impact des mesures de préservation sur la conservation des originaux
- Maintien de l’intégrité par l’entremise de mesures de préservation
- Prise de mesures de préservation comme gage d’authenticité
- Vérifiabilité des mesures de préservation (documentation et transparence)
- Secrétaire générale
- Archiviste universitaire
- Responsable des archives historiques
- Archiviste numérique
La secrétaire générale est titulaire du programme d’archivage numérique et délègue son administration à l’archiviste universitaire.
L’archiviste universitaire et des archives supervise le programme et affecte les ressources adéquates et nécessaires à sa pérennité.
La responsable des archives historiques supervise l’archiviste numérique et travaille en étroite collaboration avec lui au regard de tous les aspects du programme. Elle s’assure en outre du déroulement adéquat et en temps opportun de toutes les étapes, et ce, en conformité avec les meilleures pratiques.
L’archiviste numérique assure la supervision, la planification, la mise en œuvre et la gestion du programme d’archivage numérique et du laboratoire de préservation numérique.
Le SGDA s’engage à allouer suffisamment de ressources au programme d’archivage numérique pour assurer sa pérennité, notamment en ce qui a trait aux aspects suivants :
- formation et maintien en poste de personnel possédant les compétences appropriées;
- surveillance des technologies et de l’évolution des normes professionnelles;
- mise en place de pratiques de vérification et de mesure de la réussite.
