Directives sur le nom, la date de naissance et le sexe

Citoyens canadiens et résidents permanents

• Acte de naissance canadien
• Carte de citoyenneté canadienne; des copies du recto et du verso de la carte doivent être présentées
• Certificat de citoyenneté canadienne; des copies du recto et du verso du certificat doivent être présentées
• Ordonnance d’adoption canadienne
• Ordonnance d’un tribunal canadien approuvant un changement légal de nom
• Carte de résident permanent; des copies du recto et du verso de la carte doivent être présentées
• Confirmation de résidence permanente (IMM5292 ou IMM 5688)
• Fiche d’établissement d’Emploi et Immigration Canada (IMM1000)

En cas de variation des noms ou de leur orthographe, de la date de naissance, ou du sexe sur les documents acceptables fournis, les renseignements utilisés seront ceux du document le plus récent.

Étudiants étrangers

• Permis d’études
• Passeport ou certificat de naissance (avec traduction), uniquement si un permis d’études n’a pas été délivré au moment où l’étudiant soumet sa demande d’admission

Si les renseignements ci-dessus ne sont pas disponibles, le nom, la date de naissance et le sexe indiqués sur la demande d’admission doivent être comparés aux renseignements inscrits sur des documents tels que les relevés de notes. L’Université Concordia consigne les données qui apparaissent le plus fréquemment. Une fois le permis d’études soumis par l’étudiant, le nom, la date de naissance et le sexe consignés dans le système de gestion pédagogique sont modifiés au besoin afin qu’ils concordent avec les renseignements inscrits sur le permis.

• Au Québec, les personnes mariées conservent leur nom d’origine. Même si votre mariage a eu lieu ailleurs, si vous résidez au Québec, vous devez utiliser le nom de famille qui vous a été donné à la naissance.
• Les femmes mariées au Québec avant le 2 avril 1981 peuvent utiliser leur nom de jeune fille ou le nom de famille de leur mari, seul ou comme élément de leur nom de famille composé avec trait d’union (dans l’ordre qu’elles préfèrent). Par exemple, si « Alice Lapierre » est mariée avec « Jean Dubé », elle peut adopter comme nom de famille soit « Lapierre », « Lapierre-Dubé », « Dubé » ou « Dubé-Lapierre ». Une copie du certificat de mariage est exigée comme preuve.

Les étudiants peuvent utiliser un seul ou plusieurs de leurs prénoms. S’ils utilisent plus d’un nom, ils doivent respecter l’ordre dans lequel ceux-ci apparaissent sur les documents officiels.  

Remarques :

1. Il n’est pas permis d’utiliser un surnom ou le diminutif d’un nom propre, comme « Mimi » pour « Michelle ».
   
2. Il n’est pas permis non plus d’utiliser un nom d’emprunt sans fondement juridique. Par exemple, « Bill » ne peut remplacer « William», et « Suzy » ne peut remplacer « Suzanne ».
   
3. Un prénom composé sera consigné comme un seul prénom (p. ex., « Jean-François » ou « Jean François »). Si un étudiant indique seulement une partie de son nom composé, le nom complet figurant sur le document officiel doit être utilisé.
   Dans les cas où le nom composé est trop long pour tenir dans le champ de nom, la procédure suivante s’applique :
   1. si l’étudiant a indiqué le nom composé en entier ou la première partie du nom composé, on utilisera l’intégralité de la première partie du nom et l’initiale de la seconde partie du nom, en les reliant par un trait d’union;
   2. si l’étudiant a indiqué la seconde partie du nom, on consignera l’initiale de la première partie du nom et la seconde partie en les reliant par un trait d’union. Par exemple, si le nom de l’étudiant est « Joséphinette-Antonionia », selon qu’il s’agisse du cas i. ou ii., on utilisera « J-Antonionia » ou « Josephinette-A ».
      
4. Variation entre prénom continu et prénom composé. Parfois, les étudiants inscrivent sur les formulaires de demande d’admission leur prénom sous une forme différente de celle qui apparaît sur le document officiel fourni. Par exemple, les prénoms inscrits sur le document officiel sont séparés, mais l’étudiant les a écrits sans coupure (Xiao Xin / Xiaoxin). À l’inverse, il arrive que le prénom soit écrit sans coupure sur le document officiel et que l’étudiant écrive chaque prénom séparément sur son formulaire de demande d’admission (Xiaoxin / Xiao Xin). Dans un tel cas, le prénom sera consigné tel qu’il apparaît sur le document officiel, et non pas comme il est écrit sur le formulaire de demande d’admission.

Comme les étudiants étrangers n’ont généralement pas de permis d’études lorsqu’ils soumettent leur demande d’admission, un autre document doit être utilisé en attendant qu’ils présentent leur permis d’études officiel. Si l’étudiant soumet un passeport, la date de naissance indiquée sur ce document peut alors être utilisée jusqu’à ce que le permis d’études soit présenté.

Sur les formulaires IMM 5292 et IMM 1000 et sur le permis d’études d’Emploi et Immigration Canada, la date de naissance figure parfois comme suit : */*/1957, par exemple. Le ministère considère que cette date de naissance est 01/01/1957. Elle doit être enregistrée comme telle et non pas comme elle apparaît sur le formulaire de demande d’admission, même si un autre document disponible indique le jour et le mois de la naissance.

Le sexe doit être consigné tel qu’il apparaît sur le document officiel fourni.

Si un renseignement apparaissant sur des documents officiels est incorrect, il incombe à l’étudiant de faire les démarches nécessaires auprès des autorités qui ont délivré les documents originaux pour qu’elles effectuent les changements voulus et délivrent les documents officiels rectifiés.

Les renseignements sur le nom, la date de naissance ou le sexe consignés dans le système de gestion pédagogique ne peuvent être modifiés tant que l’étudiant n’a pas soumis ses documents officiels corrigés.

Si une information incorrecte apparaît sur les documents délivrés par Emploi et Immigration Canada, l’étudiant trouvera les formulaires et la marche à suivre pour demander un changement officiel sur le site Web du gouvernement du Canada.

Remarques :

1. Les demandes de changement de nom, de date de naissance ou de sexe ne seront traitées que pour les raisons suivantes et dans les circonstances suivantes :
   • Un renseignement sur un document d’immigration officiel était erroné et a été corrigé par Emploi et Immigration Canada.
   • Le nom a officiellement changé et l’étudiant nous fournit une ordonnance d’un tribunal qui approuve le changement légal de nom.
   • Le nom, la date de naissance ou le sexe a mal été saisi par l’Université et ne concorde pas avec l’information qui figure sur le document officiel acceptable.
     
2. Si un étudiant qui a déjà fréquenté l’Université Concordia (y compris un diplômé) présente une demande d’admission ou un formulaire Authorization to Register as a Non-Degree Student (« autorisation d’inscription à titre d’étudiant libre ») et que le nom, la date de naissance ou le sexe est consigné différemment dans le système de gestion pédagogique, l’information doit être modifiée en conformité avec les présentes directives.
   
3. Sur la Confirmation de résidence permanente (IMM 5688 ou IMM 5292) ou la Fiche d’établissement (IMM 1000), le champ 39 renferme parfois des remarques sur le nom, la date de naissance ou le sexe. Cette information remplace les données correspondantes qui apparaissent ailleurs sur le formulaire.