Absence à un examen et mention DEF
Vous n’avez pas pu vous présenter à un examen final?
Si vous n’avez pas pu vous présenter à un examen final en raison de circonstances imprévisibles et indépendantes de votre volonté, vous pouvez demander le report de votre évaluation. Les modalités à ce sujet sont indiquées ci-après. La demande de report ne s’applique qu’aux examens du premier cycle dont l’évaluation est gérée par le Bureau des examens.
Vous trouverez le règlement de l’Université concernant la mention DEF dans l’Annuaire des études de 1er cycle.
Que signifie la mention DEF?
La mention DEF sur votre relevé de notes indique que vous avez omis de vous présenter à un examen final, mais que vous avez obtenu l’autorisation de passer un examen de remplacement. Une fois que vous aurez passé votre examen de remplacement, la note finale du cours remplacera la mention DEF sur votre relevé de notes. Si vous ne vous présentez pas à l’examen différé, la note initialement obtenue pour le cours remplace la mention DEF.
REMARQUE : Une étudiante ou un étudiant peut se voir accorder des reports pour trois périodes d’examens au plus durant son programme d’études de premier cycle ou ses études libres à Concordia.
Vous pouvez demander la mention DEF si vous n’avez pas pu vous présenter à un examen final en raison de circonstances imprévisibles et indépendantes de votre volonté. Par exemple :
- une maladie ou blessure grave;
- un décès dans la famille immédiate;
- une maladie grave d’un membre de la famille immédiate entraînant des obligations imprévues;
- un conflit de nature religieuse (pour lequel un examen de remplacement ne répond pas aux besoins);
- un manque d’espace privé pour passer un examen en ligne;
- la responsabilité d’enfants ou d’autres personnes à charge qui ne peuvent être laissés seuls durant l’examen;
- une connexion coupée ou une difficulté technique durant l’examen (avant d’avoir pu le terminer).
Si vous souhaitez vous prévaloir de la mention DEF, vérifiez d’abord votre relevé de notes. Si vous avez omis de vous présenter à l’examen final, votre note doit être accompagnée de la mention DNW (Did Not Write; « absence à l’examen »). Votre demande ne peut être traitée si l’une des mentions ci-dessous figure sur votre relevé :
- R
- NR
- NCR
Si vous croyez qu’une mention d’échec vous a été attribuée par erreur, vous devez discuter de cette situation avec votre professeure ou professeur.
Une étudiante ou un étudiant peut se voir accorder des reports pour trois périodes d’examens au plus durant son programme d’études de premier cycle ou ses études libres à Concordia.
Pour prendre connaissance du règlement de l’Université concernant les examens différés, consultez le paragraphe 16.3.8 (I) de l’Annuaire des études de 1er cycle.
Si vous n’avez pas pu vous présenter à un examen final en raison de circonstances imprévisibles, vous pouvez présenter une demande de report d’examen en ligne au moyen du formulaire suivant :
Si vous êtes dans l’impossibilité de présenter une demande en ligne, vous pouvez télécharger le formulaire de demande de mention DEF et l’imprimer. Vous pouvez également obtenir le formulaire auprès du Centre de services aux étudiants Birks (salle LB-185).
En soumettant une demande de mention DEF, vous signifiez avoir accepté les modalités énoncées dans le formulaire de demande.
Le dossier doit inclure une déclaration d’une page au plus expliquant votre situation et les motifs de votre demande.
Si vous présentez votre demande au moyen du formulaire en ligne, vous trouverez dans celui-ci un champ de saisie pour y entrer la déclaration. Les membres du personnel du Bureau des examens évalueront votre demande. Il est possible qu’ils vous contactent par courriel s’ils ont besoin de plus d’information.
Attendez que votre demande soit traitée. Le traitement des demandes commence seulement une fois la période des examens terminée et les notes finales consignées. Si votre demande est approuvée, l’horaire de l’examen différé vous sera communiqué.
Si votre demande est refusée, vous recevrez de plus amples renseignements sur les motifs ayant justifié ce refus, et sur la possibilité de soumettre des documents d’appui additionnels.
Bien que nous nous efforcions de soutenir les étudiantes et étudiants aux prises avec des situations difficiles, notre champ d’action est limité. Malheureusement, nous ne pouvons pas :
- accorder de reports pour les examens de mi-trimestre;
- accorder un report d’examen pour vous permettre de partir en voyage;
- accorder un report pour un examen fixé par votre professeure ou professeur et non par le Bureau des examens;
- accorder un report pour un examen que vous avez passé alors que vous étiez malade;
- accorder un report pour un examen final aux cycles supérieurs;
- traiter une demande de mention DEF concernant un examen auquel vous avez échoué;
- communiquer avec une professeure ou un professeur au sujet d’une erreur de notation; ou
- intercéder en votre nom dans le cas d’un travail incomplet ou non remis.
