Avis relatif à la vie privée applicable aux membres du personnel

Aperçu

L’Université Concordia est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, chapitre A-2.1. En tant que membre du personnel de l’Université Concordia, vous devez nous fournir les renseignements personnels qui nous permettront de remplir nos différentes obligations juridiques et de vous offrir des services appropriés.

Collecte de vos renseignements personnels

L’Université Concordia recueille les renseignements personnels qui lui permettent d’exercer ses fonctions et de respecter ses obligations juridiques. Voici les renseignements personnels exigés actuellement :

• Prénom et nom légaux (exigés pour des raisons administratives et réglementaires)
• Nom choisi (facultatif – pour les personnes utilisant un nom différent du nom légal)
• Date de naissance (exigée pour des raisons administratives et réglementaires)
• Sexe à la naissance (exigé pour les besoins des régimes de retraite et d’assurance)
• Adresse (exigée pour des raisons administratives et réglementaires)
• Numéro d’assurance sociale (exigé pour des raisons administratives et réglementaires)
• Renseignements bancaires (exigés pour des raisons administratives et réglementaires)
• Renseignements sur le permis de travail (exigés le cas échéant)
• Genre (facultatif)
• Pays de naissance et nationalité(s) (facultatif)
• Personne à contacter en cas d’urgence (facultatif)
  

La collecte des renseignements personnels exigés ci-dessus permet à Concordia de remplir ses fonctions de gestion des ressources humaines et de respecter les exigences réglementaires en vigueur. Le fait de ne pas fournir les renseignements requis pourrait empêcher Concordia de procéder à votre embauche.

L’Université Concordia collecte également des renseignements sur les biens informatiques appartenant à l’Université (ex. : ordinateurs, portables, tablettes et appareils mobiles) que vous utilisez dans le cadre de votre emploi. Il est notamment question de renseignements relatifs au modèle, au fabricant, au système d’exploitation, aux logiciels installés, au numéro de série, au propriétaire, à l’adresse IP et à la conformité aux politiques de sécurité. Notez que l’Université Concordia ne peut accéder à l’historique de navigation, aux adresses électroniques, aux mots de passe, aux documents et à d’autres données sensibles. Pour plus d’information sur le suivi des biens informatiques de Concordia, visitez cette page.

Utilisation de vos renseignements personnels

Concordia utilise vos renseignements personnels seulement aux fins prévues lors de leur collecte et conformément à la loi.

Concordia utilise vos renseignements personnels dans la mesure nécessaire pour fournir des services administratifs et connexes aux membres de son personnel, comme la paie et le traitement des prestations d’assurance maladie et d’autres avantages sociaux.

De plus, Concordia utilise vos renseignements personnels, dans la mesure permise par les lois applicables, pour respecter ses obligations juridiques.

Communication de vos renseignements personnels

La confidentialité de vos renseignements personnels est strictement préservée. L’accès est limité aux membres du personnel du Service des ressources humaines ayant besoin de ces renseignements pour exercer leurs fonctions, et les niveaux d’accès sont accordés en conséquence.

Le Service des ressources humaines peut également, pour des fins liées à votre emploi, transmettre certains de vos renseignements personnels à d’autres membres du personnel de l’Université, comme les directrices et directeurs ainsi que les chefs d’unité. Vos renseignements personnels pourraient aussi être communiqués à l’interne afin d’être utilisés dans l’application Rave, qui envoie des notifications d’urgence directement aux numéros de téléphone des membres du personnel ou dans KnowledgeOne, qui fournit de la formation obligatoire sur la violence sexuelle aux membres de la communauté universitaire. Vos renseignements personnels seront aussi transmis de façon restreinte au Service des technologies de l’information et de l’enseignement pour créer vos accès aux différents systèmes et établir la correspondance à des fins d’identification.

À l’occasion, Concordia pourrait devoir fournir des renseignements personnels à des tiers comme des enquêteurs externes. Comme la loi l’exige, Concordia sollicitera votre consentement avant de communiquer vos renseignements personnels.

Concordia pourrait aussi transmettre vos renseignements personnels aux syndicats, aux tribunaux, aux forces de l’ordre ou à d’autres organismes gouvernementaux afin de satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires. Ces renseignements peuvent être transmis pour :

• Protéger vos droits et intérêts juridiques et ceux de Concordia;
• Assurer la défense en cas de litige réel ou potentiel;
• Respecter les lois, les règlements ou les contrats applicables;
• Donner suite à une ordonnance d’un tribunal, ou à un processus administratif ou judiciaire de Concordia, y compris, sans s’y limiter, une citation à comparaître ou un mandat de perquisition;
• Permettre à Concordia de remplir ses obligations auprès des organismes gouvernementaux.
  

Les renseignements personnels que vous nous fournissez peuvent être transférés, hébergés et traités sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, notamment dans le nuage, conformément aux lois et aux règlements applicables. Concordia pourrait aussi transférer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services externes avec lesquels l’Université a des ententes contractuelles en cours, dans la mesure permise par les lois sur la protection des renseignements personnels.

Concordia s’engage à protéger vos renseignements personnels. Lorsque nous recueillons, utilisons, traitons, communiquons ou transférons vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer qu’ils sont traités de façon sécuritaire, conformément au présent avis relatif à la vie privée et aux politiques de protection de la vie privée en vigueur à l’Université.

Conservation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont conservés et pourraient être détruits plus tard conformément aux règles de conservation des documents de l’Université et à d’autres politiques et directives en vigueur, y compris la politique sur la gestion des documents et les archives.

Vos droits par rapport à vos renseignements personnels

Dans certains cas et conformément aux lois applicables, vous pourriez avoir le droit de demander :

1. une copie du fichier contenant les renseignements personnels que Concordia détient sur vous. Les demandes doivent être adressées directement aux Ressources humaines;
2. une copie de vos renseignements personnels dans un format qui vous convient;
3. que Concordia rectifie toute erreur dans les renseignements personnels de votre dossier.

Attestation et confirmation

Vous pouvez consulter le présent avis de confidentialité en cliquant sur Mon Profil.

Je déclare par la présente avoir lu et compris l’avis de confidentialité applicable aux membres du personnel de l’Université Concordia. En cliquant sur « Accepter », j’accepte les modalités énoncées dans le présent document.

Si vous êtes en désaccord, cliquez sur « Refuser ». Toutefois, veuillez noter que si vous cliquez sur « Refuser », Concordia pourrait être dans l’incapacité de procéder à votre embauche.