Avis relatif à la vie privée pour les étudiants et étudiantes

Aperçu

Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web ou de tout autre service impliquant la transmission de renseignements personnels, nous considérons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans le présent avis relatif à la vie privée. Nous pourrions aussi vous demander votre consentement explicite dans certains cas.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?

• Pour traiter les demandes d’admission ou d’inscription
• Pour toute autre fin exigée ou permise par la loi
• Pour traiter les paiements
• Pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet et pourquoi?

À moins que la loi n’autorise le contraire, nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités.

Plusieurs circonstances nous amènent à recueillir différentes catégories de renseignements personnels.

1. Lorsque vous créez un compte auprès de l’Université Concordia

2. Lorsque vous demandez l’admission à un programme

3. Lorsque nous communiquons avec vous au sujet de votre admission dans un programme

4. Lorsque vous faites un paiement

5. Lorsque nous communiquons avec vous pendant vos études et après que vous avez obtenu votre diplôme

Comment obtenons-nous votre consentement?

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. La manière dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire le moyen que nous utilisons pour le faire) dépend des circonstances.

Directement auprès de vous

Nous vous demanderons habituellement votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels pour un motif qui ne vous a pas été indiqué au moment de la collecte, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements pour ce nouveau motif.

Auprès d’une tierce partie

Nous pourrions recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès d’une tierce partie. Le cas échéant, nous nous assurerons de nous conformer aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette dernière.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont communiqués aux membres du personnel et du corps professoral de l’Université dans le but de vous fournir des services pendant votre parcours universitaire.

Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent en notre nom. Nous leur demandons d’adopter des pratiques, procédures et mesures appropriées en matière de sécurité et de protection de la vie privée lorsqu’ils traitent les renseignements que nous leur communiquons.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous les conservons actuellement au Québec. Si nécessaire, ils pourraient être hébergés et traités dans une autre province ou un autre pays où nous utilisons les services d’une tierce partie. Si vos renseignements personnels sont traités à l’extérieur du Québec, nos pratiques concernant vos renseignements personnels seront toujours régies par le présent avis et les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous les conservons conformément à nos obligations commerciales et légales et seulement pendant la durée raisonnablement nécessaire pour remplir ces obligations, sous réserve des délais prévus par notre calendrier de conservation.

Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Le cas échéant, nous comptons sur vous pour nous transmettre les mises à jour nécessaires concernant vos renseignements personnels.

Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi qu’une copie de ceux-ci.

Si des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou trompeurs, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, vous pouvez demander que la situation soit corrigée.

Vous pouvez corriger certains renseignements personnels inexacts ou incomplets à l’aide de votre portail étudiant. S’il vous est impossible de corriger les renseignements par vous-même au moyen de votre portail étudiant, vous pouvez vous adresser au Centre de services aux étudiants Birks ou communiquer avec à la responsable du respect de la vie privée en écrivant à l’adresse privacy.office@concordia.ca.

Vous pouvez également nous demander de quelle manière vos renseignements personnels ont été recueillis, le nom des personnes et des organismes qui ont accès à vos renseignements et des précisions sur la durée de conservation de ces derniers.

Droit de retrait du consentement

Vous pouvez refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Dans certains cas, le refus de consentir à la collecte peut signifier que nous ne serons pas en mesure de traiter votre demande d’admission, de répondre à votre demande ou de délivrer un document, comme un diplôme.

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels indiqués comme étant facultatifs au moment de leur collecte à l’aide des coordonnées figurant à la section Pour communiquer avec nous. Nous pourrions toutefois exiger une preuve d’identité pour pouvoir donner suite à votre demande. Notez que, dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que vous ne serez pas en mesure d’obtenir les services requis. Nous vous indiquerons les conséquences possibles de votre retrait, le cas échéant.

Le cas échéant, vous pourriez avoir le droit de demander que vos renseignements personnels ne soient plus communiqués.

Pour exercer vos droits

Pour exercer vos droits, envoyez une demande écrite accompagnée d’une preuve d’identité à la responsable du respect de la vie privée, M^e Frederica Jacobs.

Nous vous répondrons par écrit dans les 30 jours suivant la date de réception de votre demande. Nous pourrions dans certains cas précis refuser de vous fournir les renseignements personnels demandés ou retirer (caviarder) certains passages des documents que nous vous fournirons.

Communiquez avec la responsable du respect de la vie privée pour toute question ou plainte.

Pour communiquer avec nous

Veuillez adresser toute question, plainte ou observation concernant le présent avis ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée à notre responsable du respect de la vie privée, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Comment mettrons-nous à jour l’avis de confidentialité sur notre site Web?

Consultez régulièrement cette page pour vous tenir au courant des modifications apportées à cet avis, car nous pourrions le mettre à jour de temps à autre.

En cas de modification de l’avis de confidentialité figurant sur notre site Web, nous publierons un avis actualisé sur notre site 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications, en précisant ce qui suit :

1. la date de l’avis actualisé,
2. les modifications apportées, et
3. la date d’entrée en vigueur des modifications (si elle est postérieure à la date de publication).

En continuant d’utiliser notre site Web après la publication de l’avis actualisé, vous indiquez que vous avez lu, compris et accepté la version actuelle.