Registres
Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, chapitre A-2.1 (la « Loi »), l’Université doit consigner, dans le registre approprié, certaines utilisations spécifiques ou certains cas d’échange de renseignements personnels. Une description de certains de ces registres figure ci-dessous.
Description de certains des registres nécessaires
- Lorsque se produit un incident touchant le respect de la vie privée et qu’il est décidé, conformément aux lignes directrices sur les incidents touchant le respect de la vie privée, d’en informer la ou les personnes concernées, cette information doit être consignée dans le registre des incidents touchant le respect de la vie privée. Le registre des incidents touchant le respect de la vie privée est tenu par la responsable du respect de la vie privée.
- Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un tiers en vue de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de travail ou de services pour Concordia, cette information doit être consignée dans un registre. Ce registre est mis à la disposition de toutes les unités concernées et du service de l’approvisionnement.
- Lorsque l’Université communique des renseignements nécessaires à l’application d’une convention collective, d’une ordonnance, d’une directive ou d’un règlement établissant les conditions d’emploi, ces cas sont consignés dans un registre géré par le Service des ressources humaines.
- Lorsque des renseignements personnels sont utilisés à des fins autres que celles prévues lors de leur collecte, mais à des fins compatibles avec les fins initiales ou lorsque leur utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée, cette utilisation est consignée dans un registre. Ce registre est tenu par la responsable du respect de la vie privée ou l’unité concernée.
- Lorsque l’Université communique des renseignements à des fins d’application d’une loi au Québec, ces cas sont consignés dans un registre. Ce registre est géré par la responsable du respect de la vie privée en collaboration avec les unités concernées.
- Lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour la production de statistiques ou qu’ils sont communiqués à des fins d’étude ou de recherche, ces utilisations sont consignées dans un registre. Ce registre est tenu par la responsable du respect de la vie privée.
Remarque : Toute question au sujet des registres doit être adressée à l’unité concernée, à l’ambassadeur du respect de la vie privée ou à la responsable du respect de la vie privée.
