La protection des renseignements de santé et de services sociaux

Les services de santé et de santé mentale de Concordia

À Concordia, une clinique médicale est à la disposition des étudiants et des employés, et les étudiants peuvent également avoir accès à de la consultation et à des services d’aide psychologique auprès des Services de santé et de santé mentale. Le Centre d’aide aux survivantes et survivants d'agression sexuelle (CASSAS) offre également des services d’assistance. Ces deux unités protègent soigneusement les renseignements de santé et de services sociaux qui entrent en leur possession par l'intermédiaire de ces services.

Lignes directrices de gouvernance des renseignements

Concordia dispose de lignes directrices sur la protection des renseignements personnels applicables aux Services de santé et de santé mentale de Concordia et au CASSAS, qui précisent notamment les rôles et responsabilités du personnel et des professionnels en ce qui concerne les renseignements relatifs aux patients, les mesures de sécurité mises en place pour les protéger et les procédures de traitement des incidents et des plaintes en matière de protection de la vie privée. Les présentes lignes directrices peuvent être mises à jour de temps à autre.

Responsables des renseignements relatifs aux patients

Les personnes chargées de la protection des renseignements relatifs aux patients à l'Université Concordia:

Registre des produits et services technologiques utilisés

La loi québécoise vise à assurer la sécurité et la transparence de la gestion des renseignements de santé et de services sociaux. Les organismes qui traitent ces renseignements doivent tenir un registre des produits et services technologiques qu'ils utilisent en indiquant si le produit ou le service est certifié par le ministre et s'il utilise des renseignements pour prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Tout produit ou service répertorié qui n'a pas été certifié doit faire l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Les Services de santé et de santé mentale de Concordia et le CASSAS utilisent les produits et services technologiques suivants :

Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels

Les lignes directrices énoncent les obligations du Service de Santé et du Service de consultation et de psychologie de Concordia et de certains autres professionnels travaillant au Centre d’aide aux survivantes et survivants d'agression sexuelle (« CASSAS ») (collectivement désignés dans les présentes lignes directrices comme les « Services de santé et de santé mentale ») en ce qui concerne la protection des renseignements personnels recueillis et conservés par ces unités. Les présentes lignes directrices peuvent être mises à jour de temps à autre.

Les lois et règlements applicables sont les suivants : 

• La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, chapitre R-22.1 (la « Loi »)

• Le Règlement sur la gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux

• Le Règlement d’application de certaines dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux

L'Université Concordia (l’« Université ») est assujettie au régime de protection des renseignements personnels prévu par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, chapitre A-2.1, qui est reflété dans la Politique sur la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information (SG-9) (la « Politique »). Toutefois, en ce qui concerne certains renseignements personnels et renseignements personnels sensibles détenus par les Services de santé et de santé mentale, les présentes lignes directrices remplacent la Politique.  

Définitions

« Incident touchant le respect de la vie privée » : tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés des renseignements personnels, ou toute perte ou violation de la sécurité de ces renseignements. 

« Professionnel de la santé » : toute personne exerçant sa profession au sein des Services de santé et de santé mentale, y compris, mais sans s'y limiter, les infirmières, les médecins, les professionnels de la santé mentale, les travailleurs sociaux, les étudiants et/ou les stagiaires. 

« Renseignements personnels » : tout renseignement (qu'il soit conservé sur papier, sous forme électronique ou sur tout autre support) concernant une personne et permettant de l'identifier directement ou indirectement. 

« Renseignements personnels sensibles » : tout renseignement personnel qui, en raison de sa nature hautement personnelle et/ou du contexte de son utilisation ou de sa communication, requiert un niveau de confidentialité plus élevé, comme les renseignements médicaux et/ou biométriques. 

« Renseignements relatifs aux patients » : tous les renseignements personnels, y compris les renseignements personnels sensibles, qui concernent la santé physique ou mentale d'une personne. 

« Responsable des renseignements relatifs aux patients » : la personne chargée de la protection des renseignements relatifs aux patients.

« Responsable du respect de la vie privée » : la personne responsable de l'application de la Politique et de la protection des renseignements personnels à l'Université.

Rôles et responsabilités

1. La personne ayant la plus haute autorité au sein du Service de santé et du Service de consultation et de psychologie (le « directeur ») et du CASSAS (le « gestionnaire »), ou son délégué, exerce la fonction de responsable des renseignements relatifs aux patients.

2. Le responsable des renseignements relatifs aux patients est chargé de :  

1. la protection des renseignements relatifs aux patients; 
2. l'application de ces lignes directrices;  
3. vérifier que les produits ou services technologiques utilisés par les Services de santé et de santé mentale assurent la protection nécessaire des renseignements relatifs aux patients qu'ils contiennent;  
4. contrôler la conformité aux lois applicables en matière du respect de la vie privée; et 
5. répondre aux demandes d'accès ou de rectification des renseignements relatifs aux patients. 

3. Les catégories de personnes suivantes peuvent utiliser les renseignements relatifs aux patients dans l'exercice de leurs fonctions : 

1. le personnel administratif et les gestionnaires ;
2. les professionnels de la santé.

Formation

4. Les professionnels de la santé, les bénévoles et tous les employés travaillant avec les Services de santé et de santé mentale doivent régulièrement suivre une formation sur la protection des renseignements relatifs aux patients. 

Traitement des renseignements relatifs aux patients

5. Les Services de santé et de santé mentale recueillent les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leurs services.  

6. Les renseignements personnels recueillis auprès des personnes le sont sur la base d’un consentement clair, éclairé et librement accordé à des fins spécifiques. Ce consentement est valable pour la durée nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles il a été demandé. 

7. Les Services de santé et de santé mentale doivent gérer l'accès de leur personnel aux renseignements personnels de manière à ce que seules les personnes qui ont besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions puissent le faire.  

8. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, les Services de santé et de santé mentale ne peuvent divulguer de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être accordé explicitement dans le cas des renseignements personnels sensibles.  

9. Les Services de santé et de santé mentale peuvent partager des renseignements personnels sans consentement lorsque cela est nécessaire pour la sécurité publique ou dans certaines situations telles que les suivantes : 

1. pour protéger une personne ou un groupe de personnes identifiable lorsqu'il existe un motif raisonnable de croire qu'un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d'urgence ; 
2. aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec ; 
3. pour certains types d'interventions policières visant à soutenir ou à aider une personne nécessitant une telle intervention. 

10. La conservation des renseignements relatifs aux patients est régie par le Plan de classification et de conservation des documents de l'Université.

Droits des personnes

11. Toute personne dont les renseignements relatifs aux patients sont détenus par les Services de santé et de santé mentale a le droit d'accéder à ses renseignements relatifs aux patients et d'en obtenir une copie, sous réserve de certaines exceptions identifiées dans les lois applicables. 

12. Toute personne dont les renseignements relatifs aux patients sont détenus par les Services de santé et de santé mentale peut :

1. demander la rectification de tout renseignement incomplet ou inexact la concernant ;
2. restreindre l'accès aux renseignements la concernant à un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants ;
3. refuser l’accès aux renseignements la concernant selon les dispositions prévues par la Loi ; et
4. d’être informée, sur demande, des consultations des renseignements la concernant.

Plaintes 

13. Les plaintes concernant la protection des renseignements relatifs aux patients peuvent être adressées au responsable des renseignements relatifs aux patients. 

Mesures de sécurité

14. Les Services de santé et de santé mentale mettent en œuvre des mesures de sécurité adéquates visant à protéger la confidentialité, l'intégrité et l'accessibilité des renseignements relatifs aux patients. Les mesures de sécurité comprennent la gestion de l'accès aux renseignements relatifs aux patients et le suivi de la consultation des renseignements relatifs aux patients.

Incidents touchant le respect de la vie privée

15. Les incidents touchant le respect de la vie privée ou le risque d’un tel incident doivent être signalés au responsable du respect de la vie privée et être consignés dans le registre des incidents touchant le respect de la vie privée : un formulaire de rapport d'incident est disponible à cet effet.

Produits et services technologiques

16. L'Université publiera sur son site web un registre des produits et services technologiques utilisés par les Services de santé et de santé mentale.

17. Les Services de santé et de santé mentale tiendront un calendrier des dates de cessation connues ou appréhendées des produits et services technologiques qu'ils utilisent afin d’évaluer à l'avance la pertinence de maintenir ou de remplacer un tel produit ou service.