Abandons tardifs de cours

Si vous envisagez de soumettre une demande d’abandon tardif et que vous avez terminé une grande partie des travaux prévus dans le cadre du cours, envisagez d’autres options qui pourraient vous permettre de terminer le cours. Par exemple, vous pourriez avoir droit à un accommodement, comme une absence de courte durée ou encore une mention MED, DEF ou INC.

Si vous avez la certitude qu’abandonner le cours est la meilleure option, vous devez procéder à l’abandon du cours dans votre dossier My CU Account pour que votre demande soit examinée. Le fait d’abandonner officiellement un cours ne garantit pas que votre demande d’abandon tardif sera approuvée.

Renseignements importants à prendre en compte lors de la soumission d’une demande d’abandon tardif (DNE ou DISC) :

Certaines formes d’aide financière exigent un nombre minimal de crédits par trimestre. Si votre demande est approuvée et que les cours voulus sont retirés de votre dossier étudiant (DNE) ou interrompus (DISC), vous risquez de ne plus être admissible à l’aide financière pour le trimestre concerné.
Si vous craignez de perdre votre aide financière ou d’avoir à rembourser des montants déjà versés, communiquez avec fundingyoureducation@concordia.ca ou votre organisme de financement pour vérifier les conditions de votre aide financière avant de soumettre votre demande d’abandon tardif.

Les étudiantes et étudiants internationaux dont le statut pourrait passer de temps plein à temps partiel à la suite de l’approbation de leur demande d’abandon tardif (DNE) sont invités à écrire à iso@concordia.ca pour déterminer s’ils devraient demander que la mention d’abandon DISC demeure dans leur dossier afin d’éviter tout problème avec l’immigration.

Situations NON admissibles à un abandon tardif de cours

Si vous êtes dans l’une des situations ci-dessous, votre demande d’abandon tardif ne sera pas examinée.

Vous avez réalisé l’examen final ou le travail final du cours faisant l’objet d’une demande d’abandon.
Vous avez obtenu la note de passage pour le cours.
Vous n’étiez pas au courant des dates limites d’abandon ni de la marche à suivre pour abandonner un cours.
Votre situation financière a changé et vous souhaitez obtenir un remboursement.
Vous n’avez pas suivi le ou les cours auxquels vous étiez inscrit·e.
Vous n’avez pas payé les droits de scolarité de Concordia à la date d’échéance prévue et avez supposé que vos inscriptions courantes seraient automatiquement annulées.
Votre aide financière a été retardée ou le montant de cette aide était moins élevé que ce à quoi vous vous attendiez.

Circonstances particulières d’ordre non médical :

Certaines demandes d’abandon tardif (DNE) ou de remboursement pour un ou plusieurs cours interrompus avant la date limite DISC peuvent être acceptées en cas de circonstances particulières d’ordre médical, par exemple :

Une maladie ou une blessure grave vous a empêché·e d’abandonner le ou les cours avant la date limite DNE.
Vous êtes tombé·e gravement malade ou avez été grièvement blessé·e après la date limite DNE, ce qui vous a empêché·e de terminer votre ou vos cours.

Les demandes fondées sur des raisons médicales doivent être accompagnées du formulaire « Certificat médical (étudiants) » (English / Français) dûment rempli. Si ce certificat n’est pas joint à votre demande, celle-ci sera automatiquement rejetée.

Les certificats médicaux peuvent faire l’objet d’une vérification avant que la demande soit étudiée ou acceptée. Pour gagner du temps, assurez-vous que le certificat médical rempli par votre médecin comprend tous les renseignements requis ainsi que le numéro de permis d’exercice du médecin et un numéro de téléphone où il peut être joint pendant les heures normales de bureau. Le certificat médical peut être refusé s’il n’est pas suffisamment explicite ou ne semble pas réglementaire, ou s’il suscite des doutes quant à son authenticité.

Particular non-medical circumstances:

Décès récent dans la famille immédiate ou autres circonstances provoquant des perturbations émotionnelles graves.
Obligation subite de fournir des soins à long terme à un membre de votre famille immédiate tombé gravement malade.

Les demandes fondées sur des circonstances d’ordre non médical doivent être accompagnées des pièces justificatives appropriées (certificat de décès, certificat médical, billet d’avion, etc.) ou de tout autre document approprié.

Demande d’abandon tardif de cours

Nous comprenons que les étudiantes et étudiants puissent être confrontés à diverses circonstances susceptibles d’entraîner une interruption justifiée de leur cursus scolaire. Les demandes d’abandon tardif sont examinées au cas par cas, au vu des documents fournis. Des exemples de situations non admissibles à un abandon tardif sont présentés dans la section ci-dessus.

Toute demande étudiante doit être soumise dans un délai raisonnable suivant les circonstances qui en sont à l’origine. En règle générale, les dates limites ci-dessous s’appliquent :

Les demandes relatives à un cours :	Doivent être présentées au plus tard le :
du trimestre d’été (trimestre finissant par 1)	1^er novembre
du trimestre d’automne (trimestre finissant par 2)	1^er mars
des trimestres d’automne et d’hiver (trimestre finissant par 3)	1^er août
du trimestre d’hiver (trimestre finissant par 4)	1^er août

Toutes les circonstances indiquées au dossier sont examinées pour déterminer si le délai écoulé est raisonnable. Les demandes se rapportant à un trimestre antérieur ne sont pas acceptées sans une explication détaillée des raisons justifiant les retards dans la soumission desdites demandes.

Vous devez fournir tous les renseignements nécessaires et la documentation justificative lorsque vous soumettez une demande. Les demandes incomplètes ne seront pas traitées.

Joignez les documents suivants à votre demande :

Une description écrite claire et détaillée des événements et des circonstances inattendus qui vous ont empêché·e d’abandonner le ou les cours avant la date limite.
Indiquez si vous demandez un remboursement (crédit financier) des frais liés aux cours.
Une déclaration écrite de la professeure ou du professeur confirmant la date à laquelle vous avez cessé d’assister au cours ou la date à laquelle vous avez accédé au cours en ligne pour la dernière fois. La professeure ou le professeur doit également confirmer par courriel la date à laquelle vous avez soumis votre dernier travail ou examen. Si vous avez de la difficulté à obtenir la déclaration requise ou si vous avez des questions à propos de cette exigence, consultez la foire aux questions ci-dessous pour obtenir d’autres renseignements et directives.
Toute la documentation à l’appui de votre demande, ce qui peut englober, sans s’y limiter, les documents suivants :
- Certificat médical (étudiants) (English / Français) dûment rempli, signé par un·e praticien·ne qualifié·e et portant le tampon officiel de celui-ci (le numéro de permis d’exercice du médecin doit être clairement indiqué sur le formulaire)
- Dossier d’hospitalisation
- Certificat de décès
- Rapport d’accident ou de police
- Billets de voyage

Soumettez votre demande à votre enseignant·e par courriel, en utilisant le modèle de courriel ci-dessous (modifiez le texte si nécessaire). Vous trouverez ses coordonnées dans le plan de cours. Si vous n’avez pas accès au plan de cours, vous devrez demander ses coordonnées dans votre déclaration au moment de soumettre votre demande.

Si vous avez envoyé un courriel à votre enseignant·e et que vous n’avez pas eu de nouvelles dans les sept jours ouvrables, veuillez transmettre une copie du courriel que vous avez envoyé afin de prouver que vous avez tenté d’obtenir la déclaration requise.

Modèle de courriel :

[Madame] ou [Monsieur],

Je m’apprête à déposer une demande d’abandon tardif pour le cours [indiquer le numéro du cours], que vous avez donné pendant le trimestre [préciser le trimestre]. Mon matricule étudiant est le [indiquez votre matricule étudiant].

Afin d’achever la demande, je dois fournir une déclaration par courriel de votre part, qui confirme la date à laquelle j’ai assisté pour la dernière fois au cours ou accédé pour la dernière fois au cours en ligne. Dans votre courriel, veuillez également préciser la date à laquelle j’ai remis mon dernier devoir ou examen pour ce cours.

Si vous pouviez fournir les renseignements ci-dessus concernant ma demande, cela me serait très utile. Autrement, l’examen de mon dossier risque d’être retardé.

Un grand merci pour votre aide.

[Signez votre nom complet]

Les demandes d’abandon de cours sont examinées par le comité d’examen des demandes des étudiants de votre faculté d’attache. Remplissez, signez et soumettez le formulaire de demande approprié :

Faculté	À qui s’adresser	Formulaire
Faculté des arts et des sciences	Département offrant le programme auquel vous êtes inscrit·e	Formulaire de demande d’inscription ou d’abandon tardif
École de génie et d’informatique Gina-Cody	Bureau du soutien pédagogique aux étudiants de l’école Gina-Cody
École de gestion John-Molson	Bureau des programmes du premier cycle
Faculté des beaux-arts	Bureau de soutien pédagogique aux étudiants du premier cycle	Soumettez votre demande par l’intermédiaire de votre centre étudiant
Étudiantes et étudiants libres	Registrariat	Formulaire de demande pour les étudiants libres

L’examen d’une demande d’abandon tardif (DNE) peut prendre beaucoup de temps. La décision concernant votre demande devrait vous être communiquée dans un délai de 4 à 12 semaines.

Si vous avez demandé un abandon tardif ou un remboursement partiel et que votre demande est appuyée par le comité d’examen des demandes des étudiants de votre faculté d’attache, le comité d’abandon rétroactif de l’Université examinera votre demande et prendra une décision définitive en fonction de diverses considérations financières.

Gardez à l’esprit que si votre demande est incomplète ou que l’on vous demande de fournir des documents supplémentaires, le délai pourrait être prolongé.

Les étudiantes et étudiants internationaux dont le statut pourrait passer de temps plein à temps partiel à la suite de l’approbation de leur demande d’abandon tardif (DNE) sont invités à écrire à iso@concordia.ca pour discuter de leur situation avant de soumettre une demande d’abandon tardif (DNE).

Après avoir statué sur votre demande d’abandon tardif (DNE), le comité rendra l’une des décisions suivantes :

La mention DNE est accordée et vous obtenez le remboursement intégral du ou des cours concernés. Dans certains cas, des frais administratifs de 35 $ par crédit peuvent vous être facturés.
La mention DISC est accordée, et celle-ci demeurera inscrite à votre dossier étudiant pour le ou les cours concernés; vous obtenez également un remboursement intégral ou partiel.
La demande est refusée.

Si on vous accorde un remboursement sous forme de crédit financier, le Bureau des comptes étudiants mettra à jour votre compte dans les 4 à 10 jours ouvrables. Une fois votre dossier traité, et à condition que vous n’ayez pas de solde impayé, un crédit remboursable s’affichera dans votre dossier My Student Centre. Pour recevoir les fonds, soumettez une demande de remboursement en suivant les directives de la page Web relative aux remboursements. Si vous éprouvez des difficultés à effectuer votre demande, envoyez un courriel à studentaccounts@concordia.ca pour obtenir de l’aide.

Communiquez avec le Bureau de la promotion des droits des étudiants afin d’obtenir de l’aide pour soumettre votre demande.

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