Des forces multiples
Le Service de la planification budgétaire et du développement des affaires gère tous les services auxiliaires sur le campus, à savoir le Service des résidences, le Service d’hospitalité et les Services commerciaux.
L’unité a connu une nouvelle année de croissance en 2023-2024 : recettes record pour l’hébergement estival, nouvelle entente avec un partenaire d’hébergement, et plus encore.
Elle a renforcé plusieurs processus internes : rationalisation du système de gestion des événements, définition d’une nouvelle mission et d’une nouvelle vision pour le Service d’hospitalité, amélioration du processus d’emménagement dans les logements étudiants et des services de carte étudiante.
Service des résidences et valeur des partenariats
Le Service des résidences s’efforce d’offrir un service exceptionnel à la communauté en résidence et travaille avec plusieurs collaborateurs importants, notamment le Service de gestion immobilière et les Services alimentaires. Cette année, on a renforcé ces partenariats de différentes façons.
Par exemple, le Service des résidences a tenu des activités d’appréciation pour le personnel de première ligne afin de souligner sa contribution au fonctionnement quotidien des espaces de vie en résidence et de cultiver un sentiment de communauté entre le personnel et la communauté étudiante. L’équipe a invité le personnel des Services alimentaires, les gens de métier, les agentes et agents du Service de protection et de prévention ainsi que le personnel de nettoyage à une rencontre mensuelle pour leur exprimer sa reconnaissance.
Sabrina Lavoie, directrice générale de la planification budgétaire et du développement des affaires, attribue à Ashley Allen, alors directrice intérimaire du Service des résidences, l’ampleur et la réussite de ces rencontres spéciales.
On a aussi renforcé les partenariats internes se rapportant à l’emménagement en résidence. Par exemple, afin de rationaliser et de sécuriser le processus d’emménagement, on a collaboré avec le Service de protection et de prévention pour remettre des cartes d’accès à la clientèle étudiante dès son arrivée, plutôt que les laissez-passer génériques temporaires des années précédentes.
Selon Mme Lavoie, « on a reçu de très bons commentaires de la communauté étudiante et du Service de protection et de prévention sur ce processus et on espère le mettre en œuvre chaque année ».
Enfin, Concordia a signé une entente d’affiliation unique en son genre avec le partenaire de résidence étudiante hors campus Campus 1 MTL et a ainsi élargi l’offre de logement étudiant.
Le Service d’hospitalité au diapason des besoins de la communauté
En 2023-2024, les coordonnatrices et coordonnateurs d’événements du Service d’hospitalité ont sollicité l’avis de la clientèle pour actualiser leur vision et leur mission. Le processus de sondage, comprenant des entretiens empathiques, a mis en lumière trois mots qui résument les services : événements, alimentation, séjours. Un rafraîchissement du site Web est venu appuyer la réussite de ce repositionnement, qui guidera désormais le travail de l’équipe.
Le Service d’hospitalité a facilité le processus de planification pour de nombreux demandeurs. On a notamment intégré la Direction de la vie étudiante et la Faculté des arts et des sciences au système de gestion des événements, ce qui a permis de regrouper plus d’espaces d’activité au même endroit et de renforcer les pratiques exemplaires de réservation d’espace sur le campus.
« Nous cherchons à réunir tous les espaces réservables sur le campus, quelle qu’en soit l’entité gestionnaire, dans un seul logiciel, un seul système », explique Mme Lavoie, ajoutant qu’on a fait de gros progrès sur ce processus continu en 2023-2024.
Services d’événements et Services commerciaux : faits saillants
L’Université a accueilli plusieurs événements de premier plan en 2023-2024, dont la neuvième conférence nationale annuelle sur le commerce équitable les 16 et 17 mars 2024. Les Services d’événements et les Services alimentaires ont travaillé d’arrache-pied pour obtenir une certification or du Bureau du développement durable pour cet événement, auquel ont participé nombre de leaders et de militants du commerce équitable de tout le pays.
Autre grande réussite : le retour des événements communautaires sur le campus. Les 10 et 11 avril, après la pause pandémique, plus de 300 personnes ont participé à la cabane à sucre de Concordia, qui a permis de recueillir 2 462 $ pour le programme de forfaits repas d’urgence étudiants.
La réussite de l’activité ouvre la voie à d’autres manifestations communautaires à l’avenir, si possible trois fois l’an, espère Mme Lavoie.
Elle ajoute que l’initiative d’hébergement estival continue de croître : on a enregistré des recettes record de 1,4 M$ en trois mois et demi à l’été 2023.
Les Services commerciaux ont lancé un nouveau système de cartes étudiantes et ont délivré plus de 16 000 cartes au tout nouveau design. On a réduit les files et le temps d’attente grâce à un processus novateur de téléchargement de photo, permettant aux nouveaux étudiants et aux nouvelles étudiantes de créer leur carte en ligne avant de passer la récupérer, améliorant grandement l’expérience des premiers jours bien remplis à l’Université.
Les Services commerciaux ont ouvert un guichet unique au pavillon de l’administration (AD-103) de l’escale Loyola. On y offre de l’aide avec la carte étudiante, le stationnement, les casiers et le service DPrint sur le campus Loyola.
Le campus Sir-George-Williams dispose de nouvelles options de restauration. Le Café Vinh’s, un restaurant vietnamien, a ouvert ses portes au pavillon John-Molson (MB) et a reçu un accueil chaleureux. On a commencé à travailler sur le soda commémoratif des Stingers et du 50e anniversaire de Concordia, dont le lancement est prévu plus tard en 2024. Cette initiative est le fruit d’un partenariat avec une ancienne de Concordia, Marie-Pier Veilleux (B.A. 2002), de la Brasserie Harricana à Montréal.
Ces options diversifiées montrent l’engagement de l’équipe à cultiver une expérience enrichissante sur le campus pour la communauté concordienne. Assurer l’accès de la communauté étudiante, du corps enseignant et du personnel aux services dont ils ont besoin est la raison d’être même de l’équipe de la planification budgétaire et du développement des affaires.
